Service d'agence de voyage pour eurecom.

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EURECOM
Règlement de Consultation
Appel d'offres soumis au
Code de la Commande publique
SERVICE D'AGENCE DE VOYAGE POUR EURECOM

1.
RC-Agence de voyage EURECOM -2025.
PREAMBULE
EURECOM, créé en 1991, est une école d'ingénieurs et un centre de recherche en systèmes de communication organisé en Groupement d'Intérêt Économique (GIE), réunissant des partenaires académiques et industriels internationaux.
Ses activités d'enseignement et de recherche sont organisées autour de 3 grands domaines d'expertise : Data Science, Systèmes de communication, Sécurité numérique.
EURECOM, localisé sur la Technopole scientifique de Sophia Antipolis, a une forte activité de recherche dans ses domaines d'excellence et se caractérise par un positionnement international. La présente consultation concerne EURECOM et aura pour lieu d'exécution Sophia Antipolis. 1. OBJET DU MARCHE
La présente consultation a pour objet des prestations de services d'agence de voyage pour EURECOM.
2. ETENDUE DE LA CONSULTATION
Le marché est passé selon la procédure de l'appel d'offres ouvert en application des articles L21242 et R2124-2 du code de la commande publique.
Le présent marché est un accord-cadre à bons de commande conformément à l'article L2125-1 du Code de la Commande publique.
3. DUREE DU MARCHE ET DELAIS D'EXECUTION
Le présent marché est conclu pour une durée initiale de 12 mois à compter de sa notification. Il pourra être reconduit tacitement, trois (3) fois, par période successive de 12 mois, sans que sa durée totale n'excède quarante-huit (48) mois.
La reconduction est tacite, et le titulaire ne peut s'y opposer.
Toutefois, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas reconduire le marché, sous réserve de notifier sa décision au titulaire au plus tard trois (3) mois avant la date d'échéance de la période en cours, par tout moyen permettant de donner une date certaine.
La non-reconduction ne donne lieu à aucune indemnisation du titulaire.
Les prestations exécutées sous forme de bons de commande peuvent être émises à tout moment pendant la durée du marché, y compris lors de ses périodes de reconduction.
2.
RC-Agence de voyage EURECOM -2025.
4 . VARIANTES, OPTIONS
4.1 Variantes
Les variantes ne sont pas autorisées.
Dans tous les cas, les offres des candidats devront répondre expressément à l'ensemble des prescriptions formulées au CCP (cahier des clauses particulières).
5. DELAI DE VALIDITE DES OFFRES
Le délai de validité des offres est fixé à 90 jours à compter de la date limite de réception des offres. 6. GROUPEMENT D'ENTREPRISE
Les candidats peuvent présenter une offre, soit en tant qu'opérateur économique individuel, soit sous forme de groupement solidaire ou de groupement conjoint.
Le mandataire ne pourra être le même pour plusieurs groupements.
7. MODE DE REGLEMENT ET DE FINANCEMENT
Le mode de règlement est le virement bancaire dans un délai de 30 jours fin de mois.
8. CONFIDENTIALITE
L'attention du candidat est appelée sur l'engagement de confidentialité souscrit à l'occasion du dépôt de sa candidature et de son offre.
9. CRITERES DE SELECTION DES CANDIDATURES ET DE JUGEMENT DES OFFRES
9.1 Sélection des candidatures
Les critères de sélection des candidatures sont les suivants :
- Garanties et capacités professionnelles (moyens matériels et humains)
- Garanties et capacités financières (chiffre d'affaires)
- Références pour des prestations similaires.
- Capacités techniques.
Avant de procéder à l'examen des candidatures, si le représentant du pouvoir adjudicateur constate que des pièces dont la production était réclamée sont absentes ou incomplètes, il peut décider de demander à tous les candidats de produire ou compléter ces pièces dans un délai identique pour tous les candidats : le délai imparti par le représentant du pouvoir adjudicateur au candidat pour remettre ces documents sera indiqué dans la demande envoyée à celui-ci ; ce délai ne pourra être supérieur à 10 jours.
Le représentant du pouvoir adjudicateur en informe les autres candidats qui ont la possibilité de compléter leur candidature dans le même délai.
A défaut de la réception des documents dans le délai imparti, la candidature sera analysée sur la seule base des documents remis et pourra donc être considérée comme incomplète et faire l'objet d'un rejet.
9.2 Jugement des offres
3.
RC-Agence de voyage EURECOM -2025.
Pour le choix des offres, il sera tenu compte des critères ci-dessous avec leur pondération :1) Prix des Prestations (au vu du détail quantitatif estimatif) au forfait ou frais réels fin de mois indépendamment de la billetterie : (40 %)
2) Valeur technique (60 %)
La valeur technique est appréciée au regard du mémoire technique qui devra répondre à chacun des critères techniques ci-dessous dans l'ordre des critères :
- Critère technique no1 :
Descriptif des procédures de commandes (vols, trains) et accès en ligne à un outil de réservation compatible avec l'outil de gestion des demandes de missions - 40 points (sur 100)
Dans cette catégorie seront pris en compte les aspects techniques et pratiques de l'outil et notamment la qualité du SBT ; la rapidité et qualité de l'exécution des commandes en respectant les sous-critères ci-dessous qui doivent explicitement figurer dans la réponse à l'appel d'offres.
- SBT ("Self Booking Tools") compatible répondant aux critères listés ci-dessous (KDS NEO serait un plus). Ce SBT devra correspondre au fonctionnement du bureau des voyages EURECOM, à savoir : seuls les chargés de voyages identifiés sont habilités à réserver et acheter des vols qu'ils transmettent aux voyageurs. Il n'est pas prévu de donner l'accès du SBT aux voyageurs afin qu'ils gèrent en toute autonomie leurs déplacements, aussi tout type d'outil prévoyant un système de validation / accès à l'outil individuel est exclus.
- Livraison/envoi des billets dès la confirmation de la commande
- Offre hôtelière étoffée et concurrentielle ONLINE avec un prépaiement agence (système de voucher)
- Possibilité de commander des prestations groupe (billetterie + hôtels)
- Numéro de billet électronique apparent sur les billets (pas uniquement le numéro de la réservation)
- Possibilité d'ajouter ONLINE des grands bagages cabine pour les low-cost
- Pouvoir dupliquer des vols ONLINE
- Pouvoir partager par email les devis voyage depuis la plateforme (sans avoir à faire des captures écran)
- Afficher tous les tarifs pour les courts courriers par exemple light/flex/abonnés pour les voyageurs concernés -Ex.: Air France
- Afficher dans les billets électroniques les bagages si inclus
- Possibilité de modifier ou d'annuler des billets ONLINE
- Envoyer les notifications aux voyageurs + au secrétariat des modifications/annulations de la billetterie
- Pouvoir choisir séparément un ALLER puis un RETOUR (sans avoir obligatoirement un combiné) dans le ONLINE
- Affichage des vols dans l'ordre c'est-à-dire date ALLER puis date RETOUR dans le ONLINE (notamment compagnie Emirates)
- Si les vols LOW COST ne sont pas validés immédiatement ONLINE, pouvoir les conserver dans le panier jusqu'à l'achat définitif tout en faisant une mise à jour du tarif (un "refresh") lors de l'achat sans être obligé d'effectuer une nouvelle recherche
4.
RC-Agence de voyage EURECOM -2025.
- Critère technique no2 :
Mécanismes proposés pour générer des économies et les meilleures conditions tarifaires (accords préférentiels avec compagnies aériennes ; capacité de proposer des tarifs online concurrentiels par rapport à l'offre internet des compagnies aériennes .) -25 points (sur 100)
Ces mécanismes doivent être décrits dans la réponse à l'appel d'offres avec une réponse détaillée a minima sur chacun des points ci-dessous :
- Proposer 3 devis comparatifs en OFFLINE
- Respect de la ' politique voyage ' EURECOM (intégration des plafonds hôtels et classes de voyage non autorisées)
- Transparence et optimisation tarifaire:
- rechercher systématiquement la solution la plus compétitive en fonction de la demande et appliquer les tarifs les plus avantageux sur l'ensemble de la billetterie. ? garantir que les tarifs des contrats EURECOM sont appliqués sans surcoût (marge sur les contrats de EURECOM interdite)
- être transparent sur les dépassements des tarifs publics proposés par les compagnies ferroviaires et aériennes, hôtels
- Proposer et appliquer sans surcoût des tarifs avantageux en cohérence avec les offres internet publiques du moment des compagnies aériennes, online, et offline si nécessaire. Ce qui suppose un accès aux meilleurs tarifs et notamment les tarifs "NDC" (New Distribution Capability)
- Critère technique no3 :
Service Après-Vente (Offline) (délai de réponse ; recherche de devis offline attractifs) et suivi du compte client- 10 points (sur 100)
Les modalités et le fonctionnement du service après-vente et offline doivent être explicitement décrits dans la réponse à l'appel d'offres pour pouvoir juger de la réactivité en cas de problème technique online, perturbation / grèves aériennes ou SNCF, litiges / réclamations / suivi des avoirs.Le suivi du compte client doit également être détaillé et répondre aux critères ci-dessous.
- Automatisation et gestion rapide des remboursements /avoirs (sous 30 jours)
- Support technique OFFLINE immédiat en cas d'indisponibilité de la plateforme ONLINE -Communication/retour sur la résolution des litiges sous 30 jours
- Accès facile et à l'instant T aux statistiques voyages EURECOM
- Réactivité aux demandes OFFLINE dans la journée au maximum
- Service d'assistance OFFLINE ouvert aux voyageurs en dehors des horaires d'ouverture EURECOM
- Proposer des solutions (vols ou trains de substitution) en cas de problèmes (grèves, annulations, retards etc.) / recevoir toutes les notifications de modifications / annulations de la part des compagnies aériennes aux chargés de voyages et voyageurs
- Mise à disposition des statistiques par le distributeur selon le cahier des charges établi par Air France pendant la durée de l'accord établi entre Air France et EURECOM.
- Critère technique no4 :
Moyens humains affectés au contrat ; interlocuteurs privilégiés - 10 points (sur 100)
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Nous voulons travailler avec une équipe dédiée reconnue, fiable et professionnelle et la réponse à l'appel d'offres doit faire apparaître cela.
- Formations pour les nouveautés (modalités ; in situ ou en distanciel ; fréquence.)
- Localisation régionale des plateaux
- Interlocuteur(s) formés privilégiés -au niveau commercial
- Interlocuteur(s) formés privilégiés -au niveau technique
- Critère technique no5 :
Intégration comptable - 10 points (sur 100)
- Accès à un portail de dématérialisation des factures + envoi hebdomadaire d'un email regroupant toutes les factures émises de la semaine
- En fin de mois, envoi d'un relevé au format .PDF, référencant toutes les factures du mois (avec sur chaque facture les informations suivantes :
- No facture
- Nom du voyageur
- Montant HT / TVA / TTC avec le détail des prestations
- No mission (fourni dans le bon de commande)
- Code analytique (fourni dans le bon de commande)
- En fin de mois et au plus tard le 5 du mois suivant, l'agence devra envoyer à EURECOM un fichier .csv compatible avec le logiciel de gestion des voyages Carlabella comprenant l'intégration de champs obligatoires pour toute commande dans le SBT (code analytique et numéro de mission). Le modèle de matrice de ce fichier csv. sera mise en place après l'attribution du marché avec les rubriques demandées par EURECOM.
- Critère technique no6 :
Contrats EURECOM - 5 points (sur 100)
Le mémoire technique devra décrire précisément l'implémentation du contrat corporate Air France EURECOM (et autres contrats éventuels provenant des compagnies aériennes, ferroviaires &/ou hôtelières) dans le SBT. Une marge appliquée par l'agence sur ces contrats n'est pas autorisée Modalités de calcul des critères :
- Pour le prix :
- les candidats vont obtenir une note sur 40 en appliquant la formule suivante : ((40 x le prix le plus bas des offres recues) / le prix du candidat analysé) ;
- Pour la valeur technique :
- dans un premier temps, pour chacun des critères techniques, les candidats vont obtenir un nombre de points en appliquant la grille d'évaluation suivante :
. si le candidat répond de facon assez satisfaisante, il obtient 25 % du nombre de points maximum attribués au critère ;
. si le candidat répond de facon satisfaisante, il obtient 50 % du nombre de points maximum attribués au critère ;
. si le candidat répond de facon très satisfaisante, il obtient 75 % du nombre de points maximum attribués au critère ;
. si le candidat répond de facon excellente, il obtient 100 % du nombre de points maximum attribués au critère ;
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. si le candidat ne répond pas ou répond de facon insatisfaisante, il obtient 0 au critère ;
L'ensemble de ces points atteindra au maximum la valeur de 100.
- dans un second temps, les candidats vont obtenir une note sur 60 pour l'ensemble des critères techniques en appliquant la formule suivante : (0.6 x nombre total de points obtenus par le candidat) ;
Attention :
Le mémoire technique doit impérativement répondre à tous les critères techniques.
Le non traitement ou le traitement non satisfaisant de l'un des critères techniques impliquera la note ' 0 '.
- Il est précisé que l'absence de mémoire technique rend l'offre irrecevable).
Les offres qui n'auraient pas obtenu la note minimale de 30 sur 60 au plan technique seront écartées de la suite de l'analyse.
Méthode employée pour classer les offres :
A - Notation du prix sur 40 points
B - Notation de la valeur technique sur 60 points
C- Mise à l'écart des offres ayant obtenu une note technique inférieure ou égale à 30
D - Cumul des deux notes et classement sur 100 points
10 . RETRAIT DU DOSSIER DE CONSULTATION
Conformément aux dispositions des articles L2132-2 et R2132-2 du code de la commande publique, le pouvoir adjudicateur met à disposition le dossier de la consultation (DCE) par voie électronique à l'adresse suivante : https://www.e-marchespublics.com . Aucune demande d'envoi du dossier sur support physique électronique n'est autorisée .
11. TRANSMISSION DES OFFRES
11.1 Transmission sous support papier
La transmission sous support papier n'est pas autorisée.
11.2 Transmission dématérialisée
Conformément aux dispositions des articles R. 2132-7 et R. 2132-12 du Code de la Commande Publique, le pouvoir adjudicateur exige la transmission des documents par voie électronique à l'adresse suivante : https://www.e-marchespublics.com .
En revanche, la transmission des plis sur un support physique électronique (CD-ROM, ou tout autre support matériel) n'est pas autorisée (hors cas de la copie de sauvegarde exposé au 11.2.3.). Pour tout renseignement relatif à l'usage de la plateforme ou en cas de difficulté lors de la remise des candidatures et des offres, le candidat est invité à se rapprocher de la société gérant la plateforme. Pour le dépôt électronique des plis, il est recommandé aux candidats :
- de ne pas transmettre leur offre quelques minutes seulement avant l'heure limite fixée pour la remise des offres ;
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- de s'être assurés par un test préalable sur le profil acheteur qu'ils maîtrisent bien le mode de fonctionnement de la plateforme et que leur poste de travail est bien adapté au dépôt d'offre. La plate-forme permet de tester les prérequis techniques.
11.2.1 Conditions de la dématérialisation
Les plis devront être transmis avant le jour et l'heure inscrits sur la première page du présent règlement de la consultation. L'heure limite retenue pour la réception du pli correspondra au dernier octet recu.
Le pli sera considéré comme hors délai si la transmission se termine après la date et l'heure limites de réception des offres.
Afin de pouvoir décompresser et lire les documents mis à disposition, le pouvoir adjudicateur invite les soumissionnaires à disposer des formats ci-dessous. Pour tout autre format qui serait utilisé par le candidat, celui-ci devra transmettre l'adresse d'un site sur lequel le pouvoir adjudicateur pourra télécharger gratuitement un outil en permettant la lecture. A défaut, le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité de rejeter le pli du candidat. Les formats de fichiers acceptés par le pouvoir adjudicateur sont les suivants :
- Applications bureautiques (-.doc, -.docx, -.xls, -.xlsx, -.ppt, -.pptx, -.rtf, -.pdf) ;
- Fichier graphique non vectoriel TIFF, PNG ou JPEG ;
Le soumissionnaire est invité à :
- Ne pas utiliser certains formats, notamment les ' .exe ' ;
- Favoriser les formats dits ' ouverts ' propres à la conservation à long terme des données .pdf pour les fichiers texte, .tiff ou .png pour les fichiers images ;
- Ne pas utiliser certains outils, notamment les ' macros ' Ne pas verrouiller ces documents par des mots de passe qui rendraient impossible leur lecture ;
- Renseigner, lors du téléchargement du Dossier de consultation des entreprises, le nom du soumissionnaire, une adresse électronique ainsi que le nom d'un correspondant afin qu'il puisse bénéficier de toutes les informations complémentaires diffusées lors du déroulement de la présente consultation, en particulier les éventuels compléments (précisions, réponses, rectifications) ;
- Ne pas utiliser de protections et verrouillage empêchant le pouvoir adjudicateur de consulter et d'imprimer les documents relatifs à l'offre.
11.2.2 Modalités d'envoi des propositions dématérialisées
La signature de l'acte d'engagement n'est requise qu'au stade de l'attribution du marché.
Ainsi, la signature de l'offre est possible mais pas obligatoire.
Néanmoins le Pouvoir Adjudicateur impose la signature de certaines pièces dès la remise de l'offre. Ces documents peuvent être transmis en version signée manuellement et numérisée.
S'agissant de l'utilisation d'une signature électronique, conformément à l'arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique, la signature électronique individuelle doit être une signature ' avancée ' reposant sur un certificat qualifié, tel que défini par le règlement européen du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques(eIDAS). Toutefois, les certificats de signature de type RGS demeurent valables jusqu'à leur expiration.
Les formats de signature valides sont XAdES, CAdES ou PAdES.
Les frais d'accès au réseau et de recours à la signature électronique sont à la charge de chaque candidat.
Chaque transmission fera l'objet d'une date certaine de réception et d'un accusé de réception électronique. Le fuseau horaire de référence sera celui de (GMT+01:00) Paris, Bruxelles, Copenhague, Madrid.
Tout document contenant un virus informatique fera l'objet d'un archivage de sécurité et sera réputé n'avoir jamais été recu. Le candidat concerné en sera informé. Dans ces conditions, il est conseillé aux candidats de soumettre leurs documents à un anti-virus avant envoi.
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Seul le dernier pli déposé sur le profil acheteur par une entreprise sera ouvert. Si un soumissionnaire doit compléter son offre mais qu'il a déjà déposé un pli, il devra faire un nouveau dépôt complet de son offre avec le complément.
11.2.3 Copie de sauvegarde en cas de programme informatique malveillant ou "virus"
Le pli dématérialisé peut être doublé d'une copie de sauvegarde dans les délais impartis sur support papier ou sur support physique électronique (CD, clé USB .). Cette copie, identifiée comme copie de sauvegarde sera placée sous un pli scellé et ne sera ouverte que dans les cas suivants :
- Lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée ;
- Lorsqu'une candidature ou une offre électronique est recue de facon incomplète, hors délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la transmission de la candidature ou de l'offre électronique ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres.
- Lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté dans la copie de sauvegarde, celle-ci est écartée par l'acheteur. Le pouvoir adjudicateur reste libre de réparer ou non le document contaminé. Lorsque la réparation aura été opérée sans succès, il sera rejeté. Le pli contenant la copie de sauvegarde sera détruit par le pouvoir adjudicateur s'il n'est pas ouvert.
Envoi par courrier postal de la copie de sauvegarde :
Le pli cacheté contenant la copie de sauvegarde peut être envoyé à l'adresse suivante et portera les mentions suivantes :
Adresse postale :
EURECOM
Bureau 364.
Campus Sophia Tech
450 route des Chappes
06 410 BIOT
Offre pour le marché : Agence de Voyages
Entreprise : EURECOM
NE PAS OUVRIR : COPIE DE SAUVEGARDE
Dépôt contre récépissé : Le pli avec la copie de sauvegarde peut être déposé par coursier (même adresse et même mention que le point précédent), contre récépissé, aux heures suivantes : du lundi au vendredi de 08h00 à 18h00
11.3 -Rématérialisation
En cas de signature électronique par l'attributaire, ce dernier ne pourra s'opposer à une rematérialisation de ces documents signés afin de respecter le parallélisme des formes. Même si son offre à la présente procédure de marché public a été remise par voie dématérialisée, l'attributaire s'engage, dans tous les cas, à accepter la rematérialisation conforme en mode papier de tous les documents constitutifs à valeur contractuelle qui la constitue.
12 - CONTENU DE L'OFFRE
L'offre contiendra l'ensemble des pièces justificatives à produire quant aux qualités et capacités du 9 RC-Agence de voyage EURECOM -2025.
candidat dans la liste des pièces précisées ci-dessous :
Nous attirons votre attention sur la signature requise sur certains documents
- Une lettre unique de candidature (modèle joint ou équivalent) dûment complétée et signée mentionnant si le candidat se présente seul ou en groupement.
Dans ce dernier cas, la lettre de candidature mentionnera les membres du groupement et sera signée par chacun d'entre eux ou par le mandataire dûment habilité.
Il doit être précisé expressément si le mandataire est habilité à signer la lettre de candidature et l'offre de groupement.
- Une déclaration du candidat (modèle joint ou équivalent) dûment complétée et signée ainsi que les documents relatifs aux pouvoirs de la personne habilitée pour l'engager.
- L'acte d'engagement dûment complété
- Extrait Kbis de moins de trois mois
- Attestations d'assurance pour l'année en cours
- Attestations fiscales et sociales : Conformément aux articles L2141-1 et suivants du code de la commande publique le marché ne pourra être attribué au candidat retenu que sous réserve que celui-ci produise les certificats fiscaux et sociaux, délivrés par les administrations et organismes compétents ainsi que les pièces prévues aux articles D8222-5 , D8222-7et D.8254-2 à D82545 du Code du Travail (qui seront à fournir tous les 6 mois).
- L'annexe 1 -BPU (Bordereau Prix Unitaire) en format EXCEL à compléter sans modifier les lignes
+ la même annexe 1 -BPU, complétée et signée ,
- L'annexe 2 - DQE (Détail Quantitatif Estimatif) en format EXCEL à compléter sans modifier les lignes
+ la même annexe 2-DQE, complétée et signée ,
- Les cahiers des clauses Particulières (C.C.P) et Administratives (CAG), ci-joints à accepter et signer sans modification,
- Le mémoire technique avec une présentation conforme aux conditions de l'article 4.3 du CCP, signé.
- Conformément à l'article R2143-3, attestation que le candidat n'entre pas dans les cas d'exclusion des articles L. 2141-1 à L. 2141-11 du code de la commande publique
- Agrément préfectoral
- 3 derniers bilans et annexes
- Références clients
- Toutes autres pièces demandées dans l'avis de marché et nécessaires pour juger des capacités économiques, financières et techniques du candidat
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13. AUTRES RENSEIGNEMENTS
13.1. Modification du dossier de consultation des entreprises
EURECOM se réserve la possibilité d'apporter, au plus tard le 24/09/2025 des modifications de détail au dossier de consultation. Les candidats devront alors répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir n'élever aucune réclamation à ce sujet.
Si, pendant l'étude du dossier par les candidats, la date limite de réception des offres est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date.
13.2. Unité monétaire du marché
Le candidat est informé que l'Euro est l'unité monétaire du marché.
13.3 Personnes à contacter
Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de leur étude, les candidats devront faire parvenir avant le 30/09/2025 à 10h une demande écrite par l'intermédiaire du profil d'acheteur de la collectivité, à l'adresse suivant : https://www.emarchespublics.com
Une réponse sera alors adressée à toutes les entreprises ayant retiré le dossier de consultation.
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