Prestations de services techniques d'un événement

Afin d'accueillir le public et ses invités français et internationaux dans les meilleures conditions possibles, Séries Mania souhaite donc confier à un ou plusieurs prestataires quatre types de prestations (un prestataire par lot) :
3.1 EQUIPEMENT AUDIOVISUEL - lot 1
Dans divers lieux du festival, lors de conférences de presse, de prises de parole pendant des soirées, de retransmissions d'événements, le prestataire retenu sera tenu de mettre à disposition du Festival, ponctuellement ou pendant toute la durée du festival, des écrans LED, des enceintes, des micros, une régie son, des talkies walkies, un éclairage événementiel.
3.2 EQUIPEMENT PROJECTION NUMERIQUE - lot 2
Certaines infrastructures occupées par le festival ne disposent pas d'équipement technique de projection. Il incombera au prestataire de proposer la solution de projection la plus adaptée aux lieux après les avoir visités, en tenant en compte d'un budget imparti.
3.3 CABINES DE TRADUCTION SIMULTANEE - lot 3
Certaines des séances parlées durant le festival sont assurées dans une langue étrangère. Le prestataire sera donc tenu de fournir l'équipement (technique et mobilier) nécessaire pour permettre aux interprètes du festival de traduire la séance en simultané dans les meilleures conditions possibles, en s'adaptant aux contraintes de chaque lieu concerné.
Le prestataire sera aussi tenu de fournir l'équipement nécessaire pour que le public puisse entendre les traductions.
3.4 MOBILIER - lot 4
Certains lieux investis par le festival, comme les salles de cinéma, n'ont pas vocation à accueillir des séances parlées. Le prestataire fournira un catalogue de mobilier en location (comptoir d'accueil, fauteuils club, tables basses, canapés, différentes sortes d'assises, tabourets hauts, etc).
D'autres lieux doivent être équipés en mobilier intégralement (paravent, cloisons, fauteuils, canapés, chaises, tables)
Attention, certains lieux mis à disposition du Festival disposent d'ores et déjà de leurs propres prestataires. Dans cette hypothèse, les lieux concernés seront exclus du périmètre des missions confiées au(x) titulaire(s).
Durée du marché : Le présent accord-cadre est conclu, à compter de sa notification, pour une durée de 6 mois, correspondant à l'organisation et au déroulement de la quatrième édition du Festival.
Il ne peut pas faire l'objet d'une reconduction.
Nombre et consistance des lots : SERIES MANIA (Forum & Festival) est un évènement régulier mais en perpétuel renouvellement. La volumétrie des besoins décrit ci-dessous est donc soumise à titre indicatif et non-contractuel. Les besoins seront définis et validés en fonction de la programmation définitive et des conseils des prestataires retenus.
Si un prestataire vise l'obtention de plusieurs lots, il doit s'assurer qu'il a la capacité de pourvoir aux besoins matériels, techniques et humains de tous les lots cumulés.
Les prestataires choisis devront être en capacité de répondre dans des délais très urgents aux bons de commande qui pourraient être émis pendant la préparation ou le déroulement du Festival.
4.1 ASSISTANCE DANS L'ACCOMPLISSEMENT DES FORMALITES ADMINISTRATIVES
Le ou les prestataires devront, le cas échéant et sur demande du Festival, fournir, au titre du lot qui leur sera confié, une assistance à l'équipe du Festival dans la préparation des démarches administratives liées, d'une part, à la sécurité et la solidité des installations et, d'autre part, à l'assurance des équipements mis à disposition dans les lieux du festival.
4.2 LOT 1 - FESTIVAL SERIES MANIA : EQUIPEMENT AUDIOVISUEL ET SON (équipement et exploitation)
La prestation consiste à équiper (avec exploitation parfois) les espaces de projection du Festival (livraison, installation, démontage compris).
Dans le cadre de cette mission, le prestataire retenu pourra être en charge d'assurer entre autres :
- La mise en lumière, en image et en son de la conférence de presse de Séries Mania
- La mise en son et en vidéo d'une prise de parole lors de la remise de prix du Forum
- La mise en son dans un hall :
o de prises de parole lors de cocktails
o d'un plateau média
- Le renfort lumière dans plusieurs salles du Festival pendant 10 jours
- La location de talkies pendant 10 jours
4.3 LOT 2 - FESTIVAL SERIES MANIA : EQUIPEMENT PROJECTION NUMERIQUE (équipement et exploitation)
La prestation consiste à équiper une salle à Lille et au moins une salle en région en matériel de projection numérique :
- A Lille, une salle de projection privée est à équiper en matériel cinéma (projection DCP - écran - son Dolby 5.1 et projectionniste) :
o Livraison, installation, exploitation et démontage compris
o projecteur 2K
o serveur pour réception des fichiers cinéma numériques
o écran sur pied environ
o Système de son stéréo Dolby 5.1
- En région, une ou plusieurs salles partenaires encore non déterminées sont à équiper en matériel cinéma (projection DCP - écran - son Dolby 5.1 - micros HF), et ce, selon les besoins du lieu :
o Livraison, installation, exploitation et démontage compris
o projecteur 2K
o serveur pour réception des fichiers cinéma numériques
o 1 écran suspendu
o Système de son stéréo dolby 5.1
o 6 micros HF
4.4 LOT 3 - FESTIVAL SERIES MANIA : CABINES DE TRADUCTION & CASQUES DE TRADUCTION
Pour assurer la fluidité des échanges avec un invité international en séance parlée, les propos sont traduits, en temps réel (simultané), en français pour le public et en anglais pour les invités non-francophones
- Interprétariat simultané :
Le prestataire sera tenu de :
o Livrer et d'installer 1 ou 2 cabines d'interprétariat avec console pour 2 interprètes (recrutés par le Festival) et système d'émission réception dans un ou deux lieux du festival
o Entre le 19 et le 27 mars, assurer l'exploitation technique pendant un nombre de séances à déterminer selon un planning établi à l'avance en fonction du programme 2021. Collecter et nettoyer les récepteurs du public à la fin de chaque séance.
o Livrer et installer 6 micros HF et une table de mixage dans les salles dotées d'une cabine
o Lorsque la structure de la salle ne le permet pas, prévoir d'installer 2 systèmes complets d'interprétariat dans 2 pièces attenantes à 2 salles de projection dédiées aux rencontres avec le public, avec un retour vidéo pour les interprètes.
- Interprétariat consécutif :
Le prestataire sera tenu de
o Livrer et installer 6 micros HF et une table de mixage dans un nombre de salles à déterminer
- Casques & récepteurs :
Le prestataire sera tenu de fournir :
o Un maximum de 1500 casques de traduction simultanée + récepteurs pour le public qui pourront être répartis entre plusieurs sites par le festival
o 30 récepteurs avec oreillettes intra auriculaires pour les intervenants sur scène (discrétion de l'oreillette demandée pour la captation vidéo) qui pourront être répartis entre plusieurs sites par le festival.
4.5 LOT 4 - FESTIVAL SERIES MANIA : MOBILIER
Dans plusieurs lieux du festival, il sera nécessaire de renforcer en mobilier voire même de créer des espaces meublés.
Le mobilier proposé doit être :
- moderne, design, élégant,
- en excellent état,
- très maniable et léger.
Afin d'assurer des présentations de séances, des débats et des échanges avec le public mais aussi afin de meubler les lieux du festival à destination des professionnels et des invités, les salles et/ou lieux du festival devront être équipées de mobilier. Le prestataire pourra être tenu de livrer un nombre à définir de :
o tables hautes identiques
o tabourets hauts assortis identiques
o fauteuils design pour nos invités VIP
o Paravents ou pendrillons
o fauteuils individuels de différents type
o canapé(s) 2 places, modernes et design
o tables basses
o portes manteaux
o potelets argentés avec cordon velours
o petites tables basses assorties
o 300 m² de moquette découpée aux dimensions souhaitées (pause & livraison)
o chaises design et confortable
o Réfrigérateur vertical 500L
o miroirs maquillage
o cloison mobile type Wentex
o vestiaires portants avec cintres
o grandes machines à café percolateur
4.6 SUIVI ET MISE A JOUR DU PLANNING EN FONCTION DU PROGRAMME
Pendant la préparation du Festival, le ou les prestataires retenus seront tenus de :
- Dédier une personne de son équipe à la préparation des devis, les ajustements et modifications de propositions selon l'évolution du programme.
- Préparer les livraisons en lien avec l'équipe du Festival en prenant en compte les contraintes de chaque lieu et de la circulation et du stationnement en centre-ville de Lille.
- Harmoniser les commandes et les livraisons dans un souci d'économie et d'efficacité.
Pendant l'exploitation, le ou les prestataires seront tenus de :
- Veiller à l'installation du matériel, à son bon fonctionnement
- Fournir des techniciens compétents dans les différents domaines demandés
- Être capable de réagir très rapidement en cas de matériel défaillant, manquant ou en cas de demande urgente d'équipement supplémentaire nécessaire à un événement
- Être capable de proposer des solutions en cas d'imprévus
Pour l'ensemble des prestations prévues, le ou les prestataires rechercheront, de façon continue, l'organisation optimale de la gestion de leurs prestations et des moyens humains et matériels mis en oeuvre pour assurer la qualité du service et la satisfaction des utilisateurs.
A ce titre, le ou les prestataires devront assurer le niveau de qualité requis des prestations.
De même, le ou les prestataires devront assurer la continuité du service et la ponctualité des techniciens, en mettant en oeuvre, le cas échéant, toute mesure nécessaire pour assurer le remplacement des techniciens en cas d'indisponibilité.
Modalités d'attribution :
Le présent contrat est un accord-cadre mono-attributaire à bons de commande passé selon une procédure adaptée en application de l'article R. 2123-1,1° du Code de la commande publique.
Il s'agit d'un accord-cadre sans minimum en quantité et en valeur et avec un montant maximum.
L'accord-cadre comporte 4 lots.
Les candidats peuvent présenter une offre pour chacun des lots.
Plusieurs lots peuvent être attribués à un même candidat.

Critères de sélection : La valeur technique, la qualité des prestations et l'offre de prix seront jugées au regard de la pertinence et de la clarté des informations contenues dans l'offre technique et financière fournie par le candidat.
Pour chaque lot, les offres des candidats seront appréciées sur la base des critères pondérés ci-dessous.
Les prix renseignés sur la grille tarifaire 40 %
L'organisation des moyens humains et matériels proposés 30 %
L'expérience de l'entreprise dans des événements significatifs 30 %
Les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées au sens du Code de la commande publique seront écartées à ce stade.
En cas d'offre anormalement basse, l'Acheteur exigera des précisions et justifications quant au montant de l'offre concernée. Si après vérification des justifications fournies, l'offre apparait toujours anormalement basse, elle sera rejetée par décision motivée de l'Acheteur.

Renseignements divers : le D.C.E est consultable et téléchargeable à l'adresse suivante :
https://seriesmania.com/marches-publics/
La personne habilitée à fournir des explications sur le D.C.E est : Chloé Jacquemain
[email protected]
Le présent accord-cadre est composé des pièces contractuelles suivantes :
? le présent Cahier des clauses particulières et ses annexes, valant acte d'engagement, signés par les Parties ;
? la proposition technique et financière du Titulaire acceptée par l'Acheteur ;
? les bons de commande émis par l'Acheteur.
Merci d'envoyer un cahier des clauses particulières signé pour chaque lot visé de l'accord cadre
Adresse Internet du profil acheteur : https://publication.marchesonline.com/publication/extern/apcConsultationAcces.do?idConsultation=MzM2NDczMQ%3D%3D
Date d'envoi de l'avis à l'organisme de publication : vendredi 2 octobre 2020