vilogia
SOUSCRIPTION DES CONTRATS D'ASSURANCES FRAIS DE SANTE ET
PREVOYANCE
REGLEMENT DE CONSULTATION CANDIDATURE
MARCHE No AI_2026_011.
DATE LIMITE DE RECEPTION DES CANDIDATURES 16/07/2026 à 10h00
Annexe 1 : Présentation du Groupe VILOGIA
AO AI_2026_011.
Souscription des contrats d'assurances frais de santé et prévoyance
vilogia Table des matières
ARTICLE 1. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES.3.
2.1 Etendue de la consultation et mode de mise en concurrence . 3.
2.2 Forme juridique de la présentation des entreprises . 3.
2.3 Allotissement. 3.
2.4 Durée du marché.4.
2.5 Modification de détail au dossier de consultation. 4.
ARTICLE 3. DOSSIER DE CONSULTATION . 4.
3.1 Aide à la procédure dématérialisée : . 4.
3.2 Le Dossier de Consultation Candidature contient les pièces suivantes :. 4.
3.3 Retrait du dossier de consultation . 4.
ARTICLE 4. PRESENTATION DES CANDIDATURES. 5.
4.1 Transmission par voie électronique . 5.
La transmission des réponses par voie électronique se fait via notre site www.vilogia.fr. 5.
4.2 Les conditions de forme à respecter . 5.
ARTICLE 5. JUGEMENT DOSSIER CANDIDATURE .5.
ARTICLE 6. PROCEDURES DE RECOURS . 8.
ARTICLE 7. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES.9.
2 - Règlement de consultation candidature
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ARTICLE 1. OBJET DE L'APPEL D'OFFRES
Le présent marché a pour objet la conclusion d'un marché public de services d'assurance visant la mise en place et la gestion des régimes de protection sociale complémentaire du personnel du groupe Vilogia, comprenant :
- Un régime collectif obligatoire de frais de santé au bénéfice de l'ensemble du personnel, assorti d'une option d'adhésion complémentaire ;
- Un régime de prévoyance (ensemble du personnel).
Le marché a pour finalité la sélection d'un organismes assureurs chargés de garantir l'ensemble de ces risques et d'assurer, le cas échéant, les prestations de gestion afférentes.
Sont admis à présenter une candidature, les opérateurs économiques disposant d'une représentation en France et habilités à porter le risque, à savoir :
- Les entreprises d'assurance régies par le Code des assurances ;
- Les mutuelles et unions régies par le Code de la mutualité ;
- Les institutions de prévoyance régies par le Code de la sécurité sociale ;
Sous réserve qu'ils disposent des agréments administratifs en vigueur nécessaires à l'exécution des prestations correspondants
- l'objet du marché.
ARTICLE 2. CONDITIONS DE L'APPEL D'OFFRES
2.1 Etendue de la consultation et mode de mise en concurrence
Le marché objet de la présente consultation, est un Accord-cadre est passé en application des articles L. 2124-3 et R2142-17 du Code de la commande publique, passé selon la procédure concurrentielle avec négociation.
Il sera attribué à un titulaire maximum.
2.2 Forme juridique de la présentation des entreprises
Le candidat peut se présenter seul ou en groupement d'entreprises.
En cas de groupement, ce dernier devra prendre la forme, pour l'exécution du marché, d'un groupement conjoint. Dans tous les cas, un coordinateur devra être désigné. Il aura en charge les relations avec Willis Towers Watson, VILOGIA SA et les autres sociétés du groupement de commande.
Le candidat ne pourra présenter qu'une seule candidature pour le marché, soit individuellement, soit dans le cadre d'un groupement. Il ne pourra participer qu'à un seul groupement.
2.3 Allotissement
Le marché n'est pas alloti.
3 - Règlement de consultation candidature
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2.4 Durée du marché
Les prestations démarrent à compter du 01/01/2027 pour une durée initiale d'un an renouvelable trois fois.
Le terme ne saurait excéder le 31 décembre 2030 .
2.5 Modification de détail au dossier de consultation
VILOGIA SA se réserve le droit d'apporter au plus tard dix (10) jours avant la date limite fixée pour la remise des
candidatures, des modifications de détail au dossier de consultation. La date retenue pour calculer ce délai est la date d'envoi des modifications par VILOGIA SA.
Les candidats devront, alors, répondre sur la base du dossier modifié sans pouvoir élever aucune réclamation à ce sujet. Si, pendant l'étude du dossier par les candidats, la date limite fixée pour la remise des candidatures est reportée, la disposition précédente est applicable en fonction de cette nouvelle date.
ARTICLE 3. DOSSIER DE CONSULTATION
3.1 Aide à la procédure dématérialisée :
Aide à l'inscription gratuite de l'entreprise, aide à la recherche des marchés, aide à la récupération du mot de passe, aide au téléchargement du DCE, aide au dépôt électronique.
Appelez +33 (0)892 23 21 20 (0,35 euros/min)
+33 1 73 25 21 20 depuis les DOM-TOM et l'Europe ou par email :
[email protected]
3.2 Le Dossier de Consultation Candidature contient les pièces suivantes :
- L'Avis d'appel à candidature ;
- Le règlement de consultation et son annexe :
- 01 -Annexe 01 au RC - Présentation du groupe VILOGIA
- Le Cadre de réponse candidature ;
3.3 Retrait du dossier de consultation
Le présent Appel d'Offres fait l'objet d'une procédure dématérialisée. Cette procédure permet aux candidats de télécharger gratuitement les documents du dossier de consultation sur un réseau électronique et de déposer une candidature par voie électronique.
Le dossier de consultation est mis à disposition des candidats sur une plateforme de dématérialisation. L'accès aux documents se fait à l'adresse suivante : www.vilogia.fr. , rubrique Fournisseurs / Nos Appels d'Offres.
Pour télécharger les documents, les candidats peuvent s'identifier. Ils indiquent notamment le nom de la personne physique chargée de leur téléchargement ainsi qu'une adresse électronique (email) permettant au Pouvoir Adjudicateur d'établir, le cas échéant et de facon certaine, une correspondance électronique avec le candidat.
Toute modification du dossier de consultation ou toute réponse à une question posée par un opérateur économique fait l'objet d'un envoi automatique de message électronique à l'adresse email qui a été indiquée lors du téléchargement du dossier. Il est nécessaire de vérifier très régulièrement les messages recus sur cette adresse. La responsabilité de VILOGIA ne saurait être engagée si le candidat a communiqué une adresse erronée ou s'il n'a pas consulté ses messages en temps et en
4 - Règlement de consultation candidature
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heure, ou si le candidat a opté pour le retrait anonyme.
En effet, la responsabilité de VILOGIA ne saurait être engagée si le candidat ne s'est pas identifié, conformément à l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation, ne permettant pas ainsi les correspondances électroniques. Il appartient alors au candidat de récupérer les éventuelles informations et compléments par ces propres moyens.
L'adresse mail utilisée pour le retrait du DCE doit être systématiquement celle utilisée pour la remise des candidatures, des offres, des demandes de renseignements complémentaires. Cette adresse mail doit figurer dans les coordonnées du candidat (DC1, DC2).
En cas de difficultés rencontrées lors du téléchargement du dossier de consultation, les candidats peuvent obtenir les renseignements à l'adresse suivante :
VILOGIA - Henri SIAKOU
- No téléphone : 06 79 28 14 63.
E-Mail :
[email protected]
ARTICLE 4. PRESENTATION DES CANDIDATURES
Elles seront remises avant la date limite fixée en page 1 du présent document.
4.1 Transmission par voie électronique
Les candidats doivent remettre leur réponse par voie électronique.
La transmission des réponses par voie électronique se fait via notre site www.vilogia.fr .
Les formats autorisés en réponse sont : Word, PDF et Excel pour le cadre de réponse candidature.
Le nom des fichiers et des dossiers ne doit pas dépasser 50 caractères (arborescence, espace et ponctuation compris). Il appartient au soumissionnaire de disposer d'un système de contrôle des virus informatiques et de s'assurer que les fichiers remis sont exempts de virus connus.
Les documents peuvent, au choix pour le candidat, être signés à l'aide d'un Certificat de Signature Électronique.
4.2 Les conditions de forme à respecter
Les candidats auront à produire un dossier complet comprenant les pièces réclamées à l'article 5, datées et signées par eux. Le(s) candidatures(s) ainsi que tout document associé seront entièrement rédigés en langue francaise. L'unité monétaire utilisée est l'euro.
Le non-respect de la date de remise des candidatures est éliminatoire.
ARTICLE 5. JUGEMENT DOSSIER CANDIDATURE
5.1 Contenu du dossier candidature
Les documents énumérés ci-après sont à fournir en simple exemplaire.
Les candidats produiront, à l'appui de leur candidature les documents permettant d'évaluer leur expérience, leurs capacités professionnelles, techniques et financières.
1-LES OPERATEURS ECONOMIQUES DOIVENT PRODUIRE LES PIECES JUSTIFICATIVES SUIVANTES :
- Une lettre de candidature modèle DC1 ou équivalent (lettre de candidature et d'habilitation du mandataire par ses cotraitants) précisant si le candidat se présente seul ou en groupement et dans ce dernier cas faisant apparaître les membres du groupement ;
5 - Règlement de consultation candidature
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- Une déclaration du candidat modèle DC2 ou équivalent, dûment complété. Le candidat joint au formulaire, la décision de pouvoir de la personne signataire habilitée à engager la personne morale candidate. ;
- Dans l'hypothèse où le candidat dispose d'un extrait de l'inscription au registre du commerce et des sociétés (Kbis) ou équivalent datant de moins de 3 mois, il est invité à le remettre dès la candidature. Pour les mutuelles, un avis INSEE de moins de 3 mois ;
- Une entreprise admise au redressement judiciaire devra justifier qu'elle a été habilitée à poursuivre son activité pendant la durée prévisible d'exécution du marché. Elle devra produire la copie du ou des jugements prononcés à cet effet ;
- Une déclaration sur l'honneur attestant de la régularité des conditions d'emploi des salariés, indiquant que le candidat est indépendant de tout intérêt avec le maître d'ouvrage au regard des dispositions de l'article L.423-10 et suivants du Code de la construction et de l'habitation (CCH), et/ou des articles L. 227-10 et suivants du Code de commerce, et/ou des articles L.612-5 du Code de commerce, que le candidat ne tombe pas sous le coup des interdictions visées aux articles L2141-1 et suivants, L2141-7 et suivants de l'ordonnance no2018-1074 du 26 novembre 2018 ;
- Une attestation de déclaration fiscale et sociale de moins de 6 mois ;
- Une attestation de vigilance URSSAF de moins de 6 mois ;
Tous les documents demandés doivent être en cours de validité.
Il est entendu que ne seront pas admises ;
- Toute candidature incomplète,
- Toute candidature non recevable conformément aux dispositions de l'article R.2144-1 du Code de la Commande Publique, ? Toute candidature présentée par des opérateurs économiques ne répondant pas aux exigences légales inhérentes aux prestations du présent marché.
2-CAPACITES TECHNIQUES ET PROFESSIONNELLES DES CANDIDATS
Les candidats devront démontrer qu'ils disposent des capacités techniques et professionnelles pour réaliser les prestations qui font l'objet du marché. A ce titre, chaque candidat devra répondre au cadre de réponse candidature :
1-Capacité réglementaire (15 points)
- Statut juridique autorisé à porter le risque (mutuelle, institution de prévoyance, société d'assurance)
- Agréments et autorisations en vigueur
- Conformité aux obligations réglementaires applicables (Code des assurances / de la mutualité / de la Sécurité sociale / ACPR)
2-Capacité financière du candidat (15 points)
Le candidat précisera :
- Une déclaration du chiffre d'affaires global réalisé au cours des trois derniers exercices disponible Les résultats financiers sur les trois derniers exercices afin de démontrer sa stabilité ;
- Une déclaration du chiffre d'affaires afférent aux prestations d'assurance collective santé et/ou prévoyance similaires à l'objet de l'Appel d'offre ;
- Les comptes annuels ou documents financiers équivalents des trois derniers exercices ;
- Le dernier rapport SFCR qui doit être supérieur à 150 %.
6 - Règlement de consultation candidature
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Niveau minimal : Chiffre d'affaires annuel minimum global de 100 M ? HT et un CA minimum annuel dont au titre de contrats collectifs de Frais de santé de 70M ? HT et au titre de contrats collectifs de prévoyance un minimum de 30 M ?HT (les trois seuils doivent être atteints la même année)
Taux de couverture du dernier ratio SCR à un minimum de 150 % (vu ci-dessus) ;
3-Capacité techniques et professionnelles (50 points)
a) Références en contrats collectifs comparables - 20 points
Présentation de cinq références similaires à l'objet de l'Appel d'offre et avec un volume compris entre 1000 et 2000 salariés exécutées ou en cours d'exécution au cours des trois dernières années portant sur :
- Des régimes frais de santé collectifs,
- Des régimes de prévoyance collective,
- Pour des employeurs de taille comparable ou présentant une organisation multi-sites.
Pour chaque référence devront être précisés :
- Nom du client,
- Effectif assuré,
- Nature des garanties,
- Date de prise d'effet,
- Durée de gestion,
- Interlocuteur de référence.
Seules les 5 premières références déclarées au dossier de candidature seront prises en compte. Toute autre référence complémentaire ne sera pas jugée.
VILOGIA se réserve le droit de rentrer en contact avec les interlocuteurs de clients référencés.
b) Moyens humains dédiés au marché - 10 points
Déclaration indiquant :
- L'organisation de l'équipe dédiée,
- Les fonctions des interlocuteurs pressentis,
- Les qualifications et expériences des équipes,
- Les modalités de relation avec les services WTW ,
- Le taux de turn over sur les trois dernières années
c) Organisation de continuité et qualité de service- 10 points
- Dispositifs de contrôle et d'audit internes
- Engagements généraux en matière de qualité, de confidentialité et de protection des données
- Dispositif de gestion des réclamations et incidents majeurs
d) Niveau de délégation de gestion confié au courtier (WTW) - 10 points
- Vilogia souhaite que son gestionnaire soit son point d'entrée principal pour une très large majorité de sujets, notamment en prévoyance. Il est donc demandé un niveau de délégation important à WTW. 4-RSE (20 points)
a) Reduction de l'empreinte environnementale - 5 points
- Dématérialisation des contrats et de tout autre document contractuel ;
- Limitation des impressions et envois papier ;
- Outils numériques de relation adhérents (désignation des bénéficiaires, éléments non délégués au gestionnaire de Vilogia.) ;
b) Accessibilité sociale - 5 points
- Accessibilité des services aux salariés en situation de handicap ;
7 - Règlement de consultation candidature
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- Dispositifs d'accompagnement des publics fragiles ;
- Précisions sur les canaux de contact ;
- Accessibilité des supports d'information et personnalisation sur demande de Vilogia.
c) Politique sociale interne - 5 points
- Formation continue du personnel ;
- Stabilité des équipes dédiées ;
- Index de l'égalité professionnelle femmes - hommes 2026 (ou 2025) ? Politique diversité/inclusion.
d) Gouvernance responsable - 5 points
- Politique achats responsables ;
- Protection des données personnelles ;
- Éthique et conformité ;
- Suivi d'indicateurs RSE.
Le candidat joindra tout document justificatif utile :
- Rapport RSE,
- Bilan carbone,
- Certifications,
- Chartes,
- Indicateurs internes, ? Labels.
Dans l'hypothèse où certaines pièces demandées seraient absentes ou incomplètes, le Pouvoir Adjudicateur se réserve le droit de demander au candidat concerné de produire ou compléter ces pièces.
Toute carence d'un ou plusieurs justificatifs pourra entraîner le rejet de la candidature.
Au vu des documents transmis, le pouvoir adjudicateur sélectionne les candidats dont les capacités financières, techniques et professionnelles sont jugées les meilleures conformément aux dispositions définies dans le présent Règlement de consultation. LIMITES CONCERNANT LE NOMBRE D'OPERATEURS INVITES A SOUMISSIONNER :
Les candidatures seront évaluées en fonction de la pertinence et de la qualité des éléments fournis.
Une notation sur 100 points aux regards des critères définis ci-dessus sera établi. Les cinq candidats ayant obtenus les meilleures notes seront retenus pour la suite de la procédure. Les autres seront éliminés.
En cas de groupement ou en cas de sous-traitance :
Pour justifier de ses capacités professionnelles, techniques et financières, le candidat peut demander que soient également prises en compte les capacités professionnelles, techniques et financières d'autres opérateurs économiques.
Dans ce cas, il doit justifier des capacités de ce ou ces opérateurs économiques et du fait qu'il en disposera pour l'exécution du marché. A cet effet, il fournira :
- Les mêmes documents concernant ce ou ces opérateurs économiques que ceux qui lui sont exigés ;
- Un engagement écrit du ou des opérateurs économiques pour justifier qu'il dispose des capacités de ce ou ces opérateurs pour l'exécution du marché.
Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à convoquer pour la seconde étape de la procédure.
ARTICLE 6. PROCEDURES DE RECOURS
Précisions concernant les délais d'introduction des recours :
- Référé précontractuel avant la conclusion du contrat (article 2 et suivants de l'ordonnance no 2009-515 du 7 mai
2009 relative aux procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique).
- Référé contractuel après la conclusion du contrat (article 11 et suivants de l'ordonnance no 2009-515 du 7 mai 2009.
relative aux procédures de recours applicables aux contrats de la commande publique).
8 - Règlement de consultation candidature
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ARTICLE 7. RENSEIGNEMENTS COMPLEMENTAIRES
Pour obtenir tous renseignements complémentaires qui leur seraient nécessaires au cours de l'élaboration de leur candidature, les candidats devront faire parvenir leur demande en temps utile afin de permettre au Pouvoir Adjudicateur de leur faire parvenir les éléments 6 jours avant la date limite fixée pour la réception des candidatures.
Cette demande sera directement formulée depuis la plateforme.
Le Dossier de consultation des entreprises (DCE) pour la phase Offre sera envoyé aux 5 candidats retenus à l'issue de la phase candidature.
NOTA IMPORTANT :
Le site autorise le téléchargement et le retrait anonyme du DCE.
Il est important de rappeler que le retrait anonyme, ne permet pas au candidat d'être informé des diverses mises à jour éventuelles de la consultation et du DCE.
VILOGIA SA incite fortement les candidats à s'enregistrer et s'identifier afin de pouvoir rester informés.
Il est rappelé aux candidats que l'adresse mail utilisée pour le retrait du DCE doit être systématiquement celle utilisée pour la remise des candidatures, des offres, des demandes de renseignements complémentaires. Cette adresse mail doit figurer dans les coordonnées du candidat (DC1, DC2).
9 - Règlement de consultation candidature
