Prestation de gestion externalisée d'archivage physique du groupe LNE.

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web.7396.4
LNE (LABORATOIRE NATIONAL DE METROLOGIE ET D'ESSAIS)
16/09/2026 12:00
20/07/2026 10:31
Prestation de gestion externalisée d'archivage physique du groupe LNE
2026-20
MAPA ouvert
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LABORATOIRE NATIONAL DÉ MÉTROLOGIE ET D'ESSAIS
Cahier des charges techniques particulières
Archivage physique
Table des matières
CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES. 3 Article 1. Objet du marché. 3 Article 2. Contexte du marché . 3 2.1 Présentation du Groupe LNE . 3 2.1.1 Le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE) . 3 2.1.2 GMED . 4 2.2 Description des archives . 4 Article 3. Définitions . 4 3.1. Définition des intervenants . 4 3.2. Définitions techniques . 4 Article 4. Précisions relatives au prix . 5 CHAPITRE 2 DESCRIPTION DES PRESTATION S . 6 Article 5. Allotissement. 6 Article 6. Nature des prestations . 6 6.1. Sites de conservation du titulaire . 6 6.2. Personnel du titulaire . 7 6.3. Mise à disposition d'un progiciel d'archivage. 7 6.3.1 Cas de la gestion des archives externalisées . 7 6.3.2 Cas de la gestion des archives conservées en interne. 7 6.3.3 Formation. 11 6.3.4 Maintenance et continuité de service . 11 6.4. Les habilitations . 11 6.5. La prise en charge . 11 6.5.1 Lieu de prise en charge . 11 6.5.2 Evaluation de la volumétrie annuelle . 11.
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6.5.3 Modalités de prise en charge. 11 6.6. La communication et la consultation. 12 6.6.1 Communication par livraison des documents originaux . 12 6.6.2 Communication par numérisation . 12 6.7. Les sorties définitives. 13 6.8. L'élimination des archives. 13 6.9. Reprise globale d'archives déjà externalisées . 13 6.10. Réversibilité des prestations. 15 6.11. Personnes à contacter en cas de difficultés d'ordre technique . 15 CHAPITRE 3 OBLIGATIONS DES PARTIES CONTRACTANTES. 15 Article 7. Assurance . 15 Article 8. Obligations du titulaire. 16 Article 9. Obligations du Groupe LNE . 16 CHAPITRE 4 ENGAGEMENTS DU TITULAIRE RELATIFS A LA RESPONSABILITE ENVIRONNEMENTALE ET SOCIALE . 16 Article 10. Engagements attendus. 16 10.1. Mesures environnementales . 17 10.1.1. La réduction de l'empreinte carbone du transport et de la conservation . 17 10.1.2. La gestion responsable des déchets . 17 10.2. Mesures relatives à la santé et à la sécurité. 17 10.3. Insertion professionnelle et inclusion sociale. 17 CHAPITRE 5 MODALITES PARTICULIERES D'EXECUTION. 17 Article 11. Modalités d'exécution et de validation des prestations . 17 11.1 Bons de commande . 17 11.2 Etats récapitulatifs détaillés. 18 Article 12. Contestation . 18.
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CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1. Objet du marché
Gestion externalisée des archives sur support papier du Groupe LNE.
Le présent marché s'adresse aux opérateurs économiques dont l'activité principale consiste en la gestion et la conservation d'archives publiques et privées sur support papier. Les candidats devront disposer de locaux agréés pour la conservation d'archives publiques ou privées sur support papier ainsi que des certifications en vigueur requises pour l'exécution des prestations, notamment de la certification NF 342 relative à l'archivage sur support papier, ou de tout moyen de preuve équivalent lorsque cette certification est exigée.
La notion d'archives est définie en droit francais par l'article L. 211-1 du Code du patrimoine : ' Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou recus par toute personne physique ou
morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité '.
Le ou les titulaires prennent à leur charge la mise en oeuvre de moyens tant de conservation que de gestion des archives qui leur sont confiées. Ces archives sont sous la responsabilité du Directeur Général du LNE et du Président du GMED.
Article 2. Contexte du marché
2.1 Présentation du Groupe LNE
Le Groupe LNE se compose du Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE) et de ses filiales. L'objet du marché est restreint au LNE et à sa filiale GMED.
2.1.1 Le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE)
Le Laboratoire national de métrologie et d'essais (LNE) est un établissement public à caractère industriel et commercial, chargé de réaliser les mesures et essais de produits de toutes sortes en vue de leur certification et pour leur mise sur le marché. En tant qu'EPIC, les missions du LNE comprennent à la fois des missions de service public et des missions de prestations marchandes à l'égard des entreprises.
Au titre de ces missions de prestations de service public, le LNE agit comme un laboratoire national de référence en métrologie et essais, en garantissant ainsi la tracabilité et la fiabilité des mesures en France. A cet, effet, il assure la cohérence des étalons nationaux en lien avec le Système international d'unités (SI). Par ailleurs, il soutient les politiques publiques de protection des citoyens, de sécurité, d'environnement et de santé à travers des contrôles légaux et la participation à l'élaboration de normes nationales et internationales. Enfin, il contribue à anticiper les besoins futurs de mesure liés aux évolutions technologiques et sociétales.
S'agissant de ses prestations marchandes à l'égard des entreprises, le LNE propose un large éventail de services techniques et scientifiques aux industriels dans divers secteurs, tels que la santé, l'énergie, la construction, l'emballage ou la défense. Ces services incluent la réalisation d'étalonnage, essais de produits et matériaux, certifications volontaires ou règlementaires, formations, ainsi qu'une assistance technique allant de l'audit à l'accompagnement au développement de système de mesure.
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2.1.2 GMED
GMED est une filiale privée du LNE ayant le statut juridique d'une société par actions simplifiée (SAS) créée le 1er aout 2018. Elle propose à ses clients des prestations de certification dans le domaine de l'industrie de la santé et des dispositifs médicaux.
GMED assure ainsi les missions d'organisme de certification de système de management au sens de la norme ISO 17021-1 et les missions d'organisme notifié au sens de la réglementation européenne et exerce son activité d'organisme de certification dans un cadre volontaire ou à des fins réglementaires nationales, européennes ou extra européennes.
Une convention de prestations d'assistance et de prestations de services entre le LNE et sa filiale prévoit une mutualisation des outils et des prestataires dans le cadre de la gestion des archives des deux établissements. GMED demeure propriétaire de ses archives et en assure la gestion. Le fonds d'archives de GMED devra être clairement différencié de celui du LNE.
2.2 Description des archives
Le Groupe LNE produit et recoit des documents dans le cadre de ses activités et de sa gestion administrative et technique courante. Il conserve ces documents dans ses locaux durant la période où ils sont utilisés dans le cadre de la gestion des affaires courantes (DUC-Durée d'utilité courante).
Au-delà de cette durée, les archives sont conservées en vertu de leur valeur administrative et juridique, et ce, jusqu'à atteindre l'échéance des délais de prescription légaux, appelés aussi Durée d'Utilité administrative (DUA). A l'échéance de cette durée intermédiaire, elles sont proposées à l'élimination ou à l'archivage historique.
En raison de leur statut d'archives publiques, les archives du LNE sont soumises au contrôle scientifique et technique du Service des archives économiques et financières (SAEF) des ministères économiques et financiers.
GMED gère de manière autonome ses propres archives, en raison de leur statut d'archives privées. Article 3. Définitions
3.1. Définition des intervenants
Le LNE est le Laboratoire national de métrologie et d'essais représenté par son Directeur général. GMED est une filiale du LNE représentée par son Président.
Le "Titulaire" est le prestataire de services qui conclut le marché avec le LNE.
3.2. Définitions techniques
' Site de conservation ' : site d'implantation des locaux du titulaire agréé pour la conservation d'archives publiques.
' Conteneur ' : unité de conservation et de conditionnement destinée à recueillir une ou plusieurs unités archives, format standard 1/20 m 3 soit une capacité de 5 boîtes d'archives dos 10 cm. Deux conteneurs doivent correspondre à 1 mètre linéaire.
' Unité d'archives ' : elle se présente sous la forme d'un conteneur, d'une boite archives, d'un classeur, d'une chemise ou d'un document qui est la plus petite unité communicable.
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' Conservation ' : stockage et gestion des unités d'archives dans des magasins adaptés aux conditions de sécurité requises selon la nature des archives.
' Communication / Consultation ' : ensemble des moyens et procédures mise en oeuvre par le titulaire pour permettre l'accès aux archives du LNE ou de GMED. La communication des archives peut être réalisée sous différentes formes : principalement par livraison, par numérisation au LNE ou à GMED, voire par consultation dans les locaux du titulaire.
' Elimination ' : destruction par le titulaire d'une unité d'archives, à la demande écrite du LNE ou de GMED. La demande du LNE est doublée du visa du Service des archives économiques et financières (SAEF). L'élimination confidentielle consiste à rendre inaccessible et impossible à reconstituer le contenu des documents.
' Intégration ' : ajout d'un document ou d'un dossier (classeur ou chemise) dans une unité d'archives gérée par le titulaire, dans son site de conservation.
' Inventaire ' : outil papier ou informatique énumérant ou décrivant le contenu de chaque unité archives du LNE ou de GMED pris en charge par le titulaire. Cet inventaire pourra tenir lieu à la fois de procès-verbal de prise en charge par le titulaire et d'instrument de recherche.
' Personnes habilitées ' : personnes autorisées par le LNE et GMED à consulter les documents livrés par le titulaire ou mis à disposition dans ses locaux.
' Progiciel d'archivage ' : application de gestion du titulaire mise à disposition du LNE et de GMED afin de gérer leurs archives conservées sur site ou externalisées.
' Portail Web ' : interface mise à disposition par le titulaire au LNE et à GMED afin d'accéder aux inventaires des archives externalisées, gérer les demandes (communication/réintégration, intégration, sortie définitive élimination et habilitation) et suivre les mouvements et l'état des stocks. Il peut faire partie intégrante du progiciel d'archivage du titulaire.
' Prise en charge / Enlèvement ' : acceptation officielle par le titulaire de la responsabilité de conservation des archives qui lui sont confiées. Elle comprend l'ensemble des opérations dont les modalités sont définies dans le marché.
' Réintégration ' : ensemble des moyens et procédures mise en oeuvre par le titulaire pour assurer le retour et le rangement d'une unité d'archives, ou conteneur, dans son emplacement de stockage après sa communication ou consultation.
' Service producteur ' : entité du LNE ou de GMED qui a produit ou recu des archives dans l'exercice de son activité.
' Sortie définitive ' : sortie, tant physique qu'informatique, de tout ou partie des unités d'archives ou conteneurs, soit pour élimination, soit pour restitution .
' Tableau de bord ' : document produit par le titulaire permettant au LNE ou à GMED de vérifier les prestations effectuées.
Article 4. Précisions relatives au prix
Le présent marché est, pour les deux lots, un marché à prix unitaire pour les fournitures, la prise en charge / enlèvement, l'intégration, la conservation, la communication / consultation, la sortie
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définitive et l'élimination des archives confiées par le LNE ou GMED, dont les modalités opératoires sont citées aux articles 5 à 11.
Le coût de la réintégration doit être compris dans le prix de la communication / consultation.
CHAPITRE 2 DESCRIPTION DES PRESTATION S
Article 5. Allotissement
Le présent marché est alloti en deux lots :
Lot 1 : Gestion externalisée des archives du LNE
Lot 2 : Gestion externalisée des archives du GMED
La nature des prestations pour les deux lots est la gestion et la conservation des archives. Elles sont décrites dans l'article 6 du présent CCTP.
Article 6. Nature des prestations
6.1. Sites de conservation du titulaire
Le titulaire assurera la conservation et la gestion des archives du LNE ou de GMED sur ses sites de conservation :
- Ceux qui auront été indiqués et validés par Le LNE ou GMED ;
- En cas de transfert vers un autre site de conservation, ce transfert fera l'objet d'un avenant. Les sites de conservation doivent être des locaux agréés par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) pour la conservation d'archives publiques, conformément aux dispositions des articles R. 212-23 à R. 212-31 du Code du patrimoine.
La conception et l'exploitation de ces sites doivent être conformes aux règlementations et normes relatifs à la sécurité des bâtiments et à la protection de l'environnement, notamment à la législation sur les installations classées.
Les sites de conservation doivent notamment respecter les critères de la norme NF Z40-350 relatifs à : -La prévention, la détection et l'extinction des incendies,
- La détection d'intrusions,
- La protection contre les dégâts des eaux,
- La protection contre les parasites, les rongeurs et les micro-organismes,
- L'existence d'un plan de sécurité face à un sinistre et de reprise d'activité.
Le LNE et GMED seront autorisés à visiter les sites de conservation, après en avoir avisé au moins 24 heures à l'avance le titulaire, afin de s'assurer du maintien des bonnes conditions de conservation. Le SAEF peut également s'assurer sur place du respect de ces conditions, au titre du contrôle scientifique et technique sur la conservation des archives publiques du LNE (Code du patrimoine, articles R. 212-1 et suivants).
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6.2. Personnel du titulaire
Le personnel du titulaire assurant les prestations et la conservation des archives est soumis au secret professionnel, conformément aux articles L211-3 du Code du patrimoine et 226-13 du Code pénal. Le personnel doit avoir une compétence archivistique conformément à la norme NF Z40-350 (novembre 2021).
6.3. Mise à disposition d'un progiciel d'archivage
6.3.1 Cas de la gestion des archives externalisées
Le titulaire met à disposition du LNE et de GMED son progiciel d'archivage par une interface Web sécurisée (portail client) au système de gestion informatisé des archives pour la saisie, la consultation des fonds, des extractions de données, des statistiques, etc. Cette interface gérera les archives externalisées chez le titulaire.
6.3.2 Cas de la gestion des archives conservées en interne
Le progiciel d'archivage du titulaire pourra éventuellement servir d'outil au LNE ou à GMED, pour la gestion de leurs archives conservées en interne. Dans ce cas, une étude pourra être demandée au titulaire concernant la faisabilité de la migration et de la reprise de données des bases d'archivage du LNE et de GMED vers le progiciel d'archivage du titulaire. L'acquisition du progiciel, la migration et la reprise de données feront l'objet de commandes spécifiques.
Cette étude de faisabilité pourra se faire à travers des ateliers entre le Titulaire et les archivistes du LNE. Elle déminera également les modalités de mises en oeuvre de cette migration.
Un livrable détaillant la faisabilité de la migration devra être à l'issue de l'étude : un plan de migration et les préconisations techniques du Titulaire. La forme et le niveau de détail de ces livrables seront définis soit dans le bon de commande y dédié soit à l'occasion des ateliers de travail.
- Périmètre de déploiement de l'étude
- Le nombre de sites (centres d'archives) concernés par la gestion en interne :
Nb site
2 Paris, Trappes
- Le nombre de salles d'archives par site :
Site Nb salle
LNE Paris 1.
LNE Trappes 1.
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GMED 1.
- La volumétrie concernée (en mètres linéaires) ainsi que le nombre d'unités d'archives et de conteneurs ;
Site Nb UA (boîtes) Métrage linéaire
LNE Paris 1814 203,60
LNE Trappes 4978 510,00
GMED Paris NC NC
- Le nombre d'utilisateurs à prévoir pour l'accès au progiciel.
Estimation
Nb utilisateurs
LNE 2 à 14.
GMED 2 à 10
- Existant et reprise de données
- Les modalités actuelles de gestion de ces archives internes (organisation, référentiels, mode de saisie) ;
- LNE -Politique d'archivage (note d'organisation) procédures (classement, versement, communication, élimination) et modes opératoires associés dont un relatif à la saisie sur les bases d'archivage.
- Le ou les outils informatiques actuellement utilisés (logiciel(s), base(s) de données, format et structure des données existantes) en vue d'apprécier la faisabilité de la migration et de la reprise des données.
LNE et GMED
Nom application format
Saisie des indexations JLB NET xml
- La volumétrie des bases (fonds gérés en interne)
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LNE Nb total de notices Notice de versement
Base archives 23 900 158.
Base archives 169 3.
Total 24 069 161.
GMED
Base Archigmed 389 1.
- La structure des données d'inventaire
Les bases comportent 3 types de notice sans lien hiérarchique entre elles :
- Notice de versements comportant 19 champs :
- Nature (versement, boîtes d'archives, dossiers)
- Service versant,
- Service d'origine,
- Série,
- No de versement,
- Date de versement,
- Responsable de versement (signataire du bordereau de versement), -Description (résumé du versement),
- Nombre de boîtes d'archives,
- Métrage linéaire,
- Date de début,
- Date de fin,
- Date de révision,
- Sort final,
- État (archives intermédiaires, détruit),
- Notes,
- Site,
- Salle,
- Date de saisie et date de mise à jour (notices).
- Notice de boite d'archives comportant 28 champs : -Nature (versement, boîtes d'archives, dossiers), -Service versant,
- Service,
- Origine,
- Série,
- No de versement,
- Cote,
- Cote provisoire,
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- Numéro (dossiers),
- Organisme,
- Description (boîtes, dossiers),
- Document,
- Mots-clés,
- Date de début,
- Date de fin,
- Date de révision,
- Dua,
- Sort final,
- Date de traitement du sort,
- Etat (archives intermédiaires,
- Archives historiques,
- Emprunté,
- Traitement final en cours, détruit),
- Notes,
- Site,
- Salle,
- Epi,
- Travée,
- Etagère,
- Date de saisie et date de mise à Jour (notices).
- Notice de dossiers comportant les mêmes champs que ceux de la notice boîte d'archives L'indexation au dossier est utilisée pour les activités liées aux prestations d'essais et d'étalonnage. Les données sont issues de la base client du LNE et d'exports de bordereaux de versement.
Lors de la reprise des données, les niveaux de description versements, boîtes et dossiers devront être distingués et hiérarchisés.
Dans le cas des versements de prestations techniques dont les notices de boîtes sont actuellement inexistantes, ces notices devront être créées. Les notices de dossiers de ces versements seront associées à ces nouvelles notices de boîtes.
De plus, pour les versements ne comportant que des notices de boîtes équivalente à un seul dossier, il sera nécessaire de créer une notice de dossier.
Par ailleurs, il existe un format de saisie relatif aux communications. Il reprend les mêmes champs que ceux des notices boîtes d'archives ou dossiers avec des champs supplémentaires :
- Emprunteur (Nom et prénom), téléphone, date de communication, date de retour.
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6.3.3 Formation
Le titulaire assurera des formations au progiciel d'archivage auprès des collaborateurs du LNE et de GMED et fournira une documentation technique.
6.3.4 Maintenance et continuité de service
Le titulaire informera au préalable des maintenances programmées ou urgentes du progiciel d'archivage afin que le LNE et GMED soient informés de sa disponibilité. En cas d'indisponibilité prolongée, le titulaire devra proposer des solutions pour assurer le maintien des prestations.
6.4. Les habilitations
Les règles d'habilitation du LNE et de GMED seront définies et communiquées au titulaire lors de la notification du marché. Ces dernières précisent les éléments suivants : Nom, Prénom et qualité des personnes autorisées et les droits associés à la gestion des archives.
Ces données peuvent faire l'objet de modifications en cours marché. Ces modifications seront notifiées au titulaire.
Pour l'ensemble des prestations prévues au présent CCTP, les personnes habilitées par le GMED ou par le LNE peuvent émettre les commandes afférentes à leur lot respectif.
6.5. La prise en charge
6.5.1 Lieu de prise en charge
La prise en charge et l'enlèvement s'effectuera dans les locaux du Groupe LNE.
Pour les lots 1 et 2 : sites de Paris au 1, rue Gaston Boissier - 75015 PARIS ou à Trappes au 27 avenue Roger Hennequin, 78 197 Trappes, pendant les heures de bureau (7H30-12H00 et 14H00-18H00) du lundi au vendredi.
6.5.2 Evaluation de la volumétrie annuelle
Pour le lot 1 LNE, elle est évaluée à 150 mètres linéaires.
Pour le lot 2 GMED, elle est évaluée à 75 mètres linéaires.
6.5.3 Modalités de prise en charge
Avant chaque enlèvement, le LNE ou GMED fourniront au titulaire un fichier d'inventaire contenant uniquement les unités d'archives et les conteneurs devant être pris en charge par le titulaire.
Les opérations d'inventaire du contenu des unités d'archives et leur numérotation LNE ou GMED sont effectués par le LNE ou GMED. Chaque unité d'archives possède un numéro (numérique ou alphanumérique) unique.
Sauf cas exceptionnel, le titulaire n'aura pas à effectuer d'opération de récolement, de tri, de classement ou de vérification du contenu des unités d'archives. De même, le titulaire n'aura pas à enrichir le contenu du fichier d'inventaire fourni par le LNE ou GMED. La prise en charge consistera à la livraison des conteneurs du titulaire, le conditionnement des unités d'archives, le transport, la réception et le rangement au site de conservation, ainsi que l'indexation dans le progiciel d'archivage des unités d'archives et des conteneurs associés.
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La prise en charge des unités d'archives par le titulaire se fera dans les locaux du LNE ou de GMED. Elle sera à effectuer dans un délai de 2 à 4 semaines après notification de la commande.
Après conditionnement en conteneurs, le titulaire est responsable des conteneurs et des unités d'archives qu'ils contiennent dès lors qu'il en a effectué l'enlèvement. Il assure à ses risques le transfert des conteneurs vers son site de conservation. Un bordereau d'enlèvement sera fourni par le titulaire à l'issue de la prestation.
Après intégration dans le progiciel d'archivage, le titulaire fournira à LNE ou à GMED une attestation d'intégration ou un fichier de correspondance entre le numéro LNE ou GMED des unités d'archives et le numéro d'enregistrement des conteneurs de son progiciel d'archivage si le titulaire utilise une numérotation différente.
Les unités d'archives confiées au titulaire seront consultables au maximum 3 jours ouvrés après leur enlèvement. En cas d'urgence, ce délai pourra être plus court à la demande expresse du titulaire. 6.6. La communication et la consultation
Deux modes de communications devront être possibles :
- Communication des documents originaux par livraison ;
- Communication d'une copie numérisée du document papier.
6.6.1 Communication par livraison des documents originaux
Le titulaire s'engage à livrer les dossiers, les unités d'archives ou les conteneurs demandés au maximu m2 jours ouvrés après la demande.
Certaines demandes concernant des dossiers ou conteneurs peuvent revêtir exceptionnellement un caractère d'urgence. Dans ce cas et seulement à titre d'exception, le titulaire devra faire parvenir au service demandeur les dossiers ou les conteneurs par porteur spécialisé. La livraison devra être faite par le titulaire dans un délai maximum de 6 heures ouvrables après réception, par le titulaire, de la demande de consultation.
Dans ces conditions, le titulaire s'engage à rechercher et à communiquer au LNE ou à GMED, tous dossiers, unités d'archives ou conteneurs à l'adresse indiquée par le Groupe LNE dans les délais prévus (voir article 6.1.3 sur les lieux de prise en charge). Le LNE ou GMED remettront pour cela au titulaire une liste des personnes habilitées. Si celle-ci n'est pas parvenue au titulaire, ce dernier considérera comme seul habilité, l'interlocuteur principal du titulaire au LNE ou à GMED. Un bon de livraison sera fourni par le titulaire à l'issue de la prestation.
Le transport des unités d'archives ou conteneurs, aux fins de communication au LNE ou à GMED et de réintégration au site de conservation est effectué sous la responsabilité du titulaire. En tenant compte du type d'archives et de la confidentialité des documents confiés au titulaire, le marché autorise la sous-traitance du transport.
6.6.2 Communication par numérisation
Le titulaire fournit une prestation de numérisation d'un document demandé et le met à la disposition du client par messagerie électronique ou sur son portail Web, en vue d'un téléchargement. Le titulaire doit pouvoir proposer une numérisation simple ou une numérisation fidèle à l'original, selon la norme
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NF Z42-026. Le titulaire s'engage à communiquer le document dans les 24 h ouvrées après la demande et en cas d'urgence 4 h ouvrées.
6.7. Les sorties définitives
Le titulaire procède à la restitution partielle des fonds indiqués par le LNE ou GMED. Le titulaire effectue l'extraction. Les unités d'archivage conditionnées en conteneurs lors des prises en charges antérieures, sont restituées au LNE ou à GMED par transporteur. Le délai de livraison est identique à celui d'une communication ordinaire.
Un bordereau de restitution (ou BR) ou un bordereau de livraison sont remis au LNE ou à GMED.
6.8. L'élimination des archives
Le titulaire assurant la conservation d'archives publiques ne peut procéder à aucune élimination au sein de celles-ci, si elle ne dispose pas du visa conjoint du LNE et du conservateur en chef du SAEF (Code du patrimoine, articles L. 212-4, R. 212-1 à R. 212-13).
Le titulaire assurant la conservation d'archives privées ne peut procéder à aucune élimination au sein de celles-ci, si elle ne dispose pas du visa de GMED.
Sur instructions précises et écrites du LNE ou de GMED, le titulaire procédera à la destruction par le moyen convenu de tout ou partie des unités d'archives qui lui sont confiées.
Dans ce cas, un certificat de destruction sera remis au LNE ou à GMED.
Le titulaire peut proposer un suivi des éliminations et l'édition de certificat de destruction via le portail Web.
Le titulaire pourra recourir à la sous-traitance pour la réalisation de cette prestation à condition que le sous-traitant soit agréé par le SIAF. Le titulaire communiquera l'identité de celui-ci et notifiera systématiquement au LNE et à GMED tout changement de sous-traitant.
6.9. Reprise globale d'archives déjà externalisées
Dans le cas d'un changement de titulaire du marché de tiers archivage et afin de pouvoir assurer l'exécution des prestations du présent marché, le nouveau titulaire devra assurer la conservation de la totalité des conteneurs d'archives déjà externalisés du LNE et de GMED. Le nouveau titulaire prendra à sa charge l'ensemble des moyens nécessaires pour prendre en charge la totalité des unités d'archives conservés chez le titulaire du marché précédent.
Les fonds du LNE et de GMED sont conditionnés de la manière suivante :
- LNE
La quantité estimée est de 7790 conteneurs comprenant plusieurs modèles répartis ainsi :
- 54 caisses-palettes capacité de 99 boîtes d'archives dos 10 cm,
- 64 conteneurs C7 capacité de 7 boîtes d'archives dos 10 cm
- 7486 conteneurs C5 capacité 5 boîtes d'archives dos 10 cm
- 45 conteneurs C5R capacité de 5 boîtes d'archives dos 10 cm
- 141 conteneurs FC30L capacité de 3 boîtes d'archives dos 10 cm
- GMED
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LABORATOIRE :
NATIONAL H H
DE MÉTROLOGIE
ET D'ESSAIS
La quantité estimée est de 112 conteneurs d'un seul modèle C5.
L'enlèvement des conteneurs s'effectuera sur le quai de déchargement du site de conservation du titulaire du marché précédent. L'accès intérieur aux sites de conservation du titulaire du marché précédent est interdit. La mise à disposition sur palettes et sur le ou les quais de déchargement sera réalisée par le titulaire du précédent marché. Le chargement des palettes dans les véhicules sera à la charge du nouveau titulaire. Les palettes nécessaires aux transports des unités d'archives seront fournies par le nouveau titulaire. Elles seront mises à la disposition du titulaire du précédent marché afin d'assurer le chargement des conteneurs. Le format des palettes sera de 800 x 1200 mm.
Le nouveau titulaire du présent marché devient responsable des unités d'archives dès leur chargement. Il assure à ses risques le transport des unités d'archives vers ses sites de conservation. Le titulaire sera libre du choix du type de transport le plus approprié pour le transfert des conteneurs. Le LNE et GMED étant propriétaires de leurs unités d'archives respectives, le titulaire devra les conserver dans les conteneurs d'origine qui lui seront confiés si aucun reconditionnement n'est nécessaire en raison du modèle de conteneur. Si le nouveau titulaire souhaite renouveler une partie ou l'ensemble des conteneurs d'origine non défectueux et dont les modèles sont compatibles avec ses conditions de stockage, les frais relatifs à ce renouvellement resteront à sa charge.
Le titulaire précédent remettra au nouveau titulaire, un inventaire informatique des numéros des conteneurs et des unités d'archives contenues. En cas de lacune ou de difficulté d'identification des unités d'archives, Le LNE et GMED fourniront les compléments descriptifs de leurs fonds.
Dans le cas où certains modèles de conteneurs ne sont pas compatibles (caisse-palette, conteneur C7, etc.), le titulaire pourra proposer un reconditionnement des unités d'archives dans des conteneurs adaptés à ces conditions de stockage. Dans le cas où l'inventaire du titulaire précédent ne permet pas d'identifier les unités d'archives individuellement dans les conteneurs, le nouveau titulaire devra procéder à la rédaction d'un nouvel inventaire permettant leur identification. Chaque unité d'archives devra avoir un numéro d'identification unique
Le transfert sera exécuté dès la réception de la notification du bon de commande par le nouveau titulaire. Le délai de transfert prévu est de dix semaines maximum à compter de la date de notification du bon de commande. Les modalités de contrôle seront précisées lors des réunions de lancement du marché. Les unités archives confiés au nouveau titulaire seront consultables au maximum 5 jours ouvrés après leur enlèvement chez le titulaire précédent.
6.10. Récolement contradictoire des archives
Lors de la reprise des archives, un récolement contradictoire est réalisé entre le titulaire sortant et le titulaire entrant, en présence du pouvoir adjudicateur.
Ce récolement a pour objet de vérifier la concordance entre les archives remises et les données d'inventaire transmises. Il est effectué au niveau du conteneur d'archives et, lorsque les données disponibles le permettent, au niveau de l'unité d'archives.
Les éventuels écarts constatés sont consignés dans un procès-verbal établi contradictoirement et transmis au pouvoir adjudicateur.
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6.11. Réversibilité des prestations
A la clôture du présent marché et dans le cas d'un changement de titulaire, le titulaire remettra à la disposition du LNE ou GMED, les unités d'archives qui lui ont été confiées.
Cette prestation comprend :
- La sortie des unités d'archives de leur lieu de conservation ;
- La disposition des unités d'archives sur palettes et leur filmage ;
- La liste des numéros des unités d'archives déposés sur chaque palette ;
- L'inventaire informatique et papier des unités d'archives et des conteneurs associés remis à la disposition du LNE ou de GMED ;
- La suppression des données sur les bases du progiciel du titulaire
La remise à disposition des fonds se fera sous le contrôle d'un représentant du LNE ou de GMED qui précisera les modalités de ce contrôle.
6.12. Personnes à contacter en cas de difficultés d'ordre technique
- LNE
Le chef du Département Documentation et Archives de la Direction Scientifique et Technologique -DRST
Anne Marlier
Tél : 01 30 69 14 03.
Courriel : [email protected]
- GMED
La Directrice de la Direction technique
Béatrice Lys
Tél : 01 40 43 39 97.
Courriel : [email protected]
CHAPITRE 3 OBLIGATIONS DES PARTIES CONTRACTANTES
Article 7. Assurance
Le titulaire s'engage à souscrire toutes assurances nécessaires auprès d'une ou plusieurs compagnies notoirement solvables, afin de couvrir sa responsabilité résultant de sa qualité de titulaire à titre onéreux et sa responsabilité civile professionnelle. Cette assurance couvrira les différents sites concernant :
- L'assurance incendie ;
- L'assurance dégâts des eaux ;
- L'assurance vol par effraction.
En conséquence, ces assurances couvriront :
- Le conteneur en tant que contenant,
- Le support papier des archives en tant que contenu au cours du jour du sinistre, à l'exclusion de tout frais de reconstitution des documents représentés par ces archives.
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Conformément aux dispositions des articles 1927 à 1946 du Code Civil réglementant la responsabilité civile du titulaire, il est convenu de convention expresse que la responsabilité civile du titulaire sera fixée à une base forfaitaire minimum d'indemnisation par unité d'archives en cas de perte et/ou de destruction des documents confiés et pour quelque motif que ce soit et, qui devra, comme les tarifs, être indexés.
Toute clause tendant à appliquer le droit de rétention aux archives déposées, telle que la clause de délaissement, est réputée non écrite.
Article 8. Obligations du titulaire
Le titulaire fournira au LNE ou à GMED les conteneurs et les conditionnements sécurisés nécessaires à la réalisation de la prise en charge et à la conservation de ses archives. Les fournitures seront facturées conformément au tarif en vigueur indiqué dans le bordereau de prix unitaire.
Le titulaire s'engage vis-à-vis du LNE ou de GMED à leur assurer les consultations telles qu'elles sont décrites dans le tarif. Ces prestations seront facturées par le titulaire au terme de chaque mois sur pièces justificatives.
Conformément aux articles L. 211-3 du Code du patrimoine et 226-13 du Code pénal, le titulaire est astreint au secret professionnel ; en conséquence, il s'interdit de divulguer à quiconque, si ce n'est aux personnes habilitées par le LNE ou GMED, des renseignements relatifs aux archives dont il a la garde, ainsi que de les utiliser à son profit ou celui d'un tiers quelconque.
Le titulaire sera responsable des archives en l'état où elles lui auront été confiées et en fonction des contrôles qu'il aura réalisés au cours de l'inventaire.
Les inventaires fournis au titulaire par le LNE ou GMED, ainsi que ceux fournis par le titulaire au LNE ou à GMED, ne contiendront pas d'informations à caractère personnel.
Au terme de la prestation, le titulaire s'engage à transmettre au LNE ou à GMED toutes les données recues ou produites dans le cadre de la prestation. L'envoi des données doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information du titulaire. Une fois détruites, le titulaire doit justifier par écrit de la destruction.
Article 9. Obligations du Groupe LNE
Le contenu des unités d'archives reste la propriété respectivement du LNE et de GMED. En revanche, sur accord préalable écrit du LNE, le titulaire procèdera au renouvellement des conteneurs ou autres conditionnements devenus défectueux suite à de nombreuses manipulations. Ce renouvellement sera à la charge du LNE.
CHAPITRE 4 ENGAGEMENTS DU TITULAIRE RELATIFS A LA RESPONSABILITE ENVIRONNEMENTALE ET SOCIALE
Article 10. Engagements attendus
Le titulaire devra proposer des solutions et des actions concrètes à mettre en place afin de réduire les impacts négatifs des prestations sur l'environnement ainsi que sur la santé et la sécurité des
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personnes. Par ailleurs, le titulaire pourra proposer une démarche d'inclusion sociale et d'insertion professionnelle.
Pour répondre à ces critères, le titulaire devra fournir des éléments probatoires et des reportings annuels, dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue, en suivant les indicateurs définis ciaprès.
10.1. Mesures environnementales
10.1.1. La réduction de l'empreinte carbone du transport et de la conservation
Pour les flux logistiques : optimiser les tournées de collecte et de livraison, utiliser des véhicules à faibles émissions (hybrides ou électriques ou Crit'Air 1)
Pour les sites de conservation : Améliorer et maintenir la performance environnementale et la
sobriété énergétique des bâtiments
10.1.2. La gestion responsable des déchets
Assurer un recyclage à 100 % des documents papiers envoyés en destruction avec la communication de certificats de recyclage mentionnant la tracabilité jusqu'à la papeterie de destination.
Assurer l'éco-conception des fournitures avec l'utilisation de conteneurs fabriqués à partir de carton 100 % recyclé ou issu de la gestion durable des forêts certifiée FSC ou PEFC, et sans produits toxiques (colles, solvants).
10.2. Mesures relatives à la santé et à la sécurité
Assurer le respect des normes ergonomiques pour la manipulation des charges lourdes (limitation du poids des conteneurs, équipements d'aide à la manutention).
Appliquer une politique de prévention et de formation à la sécurité et aux risques professionnels. 10.3. Insertion professionnelle et inclusion sociale
Recourir aux structures de l'ESS (Économie Sociale et Solidaire), notamment les EA (Entreprises Adaptées) ou les ESAT pour certaines opérations de traitement ou de numérisation.
CHAPITRE 5 MODALITES PARTICULIERES D'EXECUTION
Article 11. Modalités d'exécution et de validation des prestations
11.1 Bons de commande
Pour la première année du marché, il sera établi un bon de commande pour la prise en charge et la conservation suivant les modalités de facturation de l'article ( Modalités de règlement du prix ) du CCAP. Les prestations suivantes listées au bordereau des prix unitaires donnent lieu, préalablement à toute exécution, à un bon de commande signé par la personne publique :
- Prise en charge de l'existant déjà externalisé en cas de changement de prestataire (chargement, transport, intégration initiale) ;
- Fournitures de conteneur d'archives ;
- Prise en charge au LNE ou au GMED par le prestataire (manutention, transport, intégration) ; 17.
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- Conservation après versement initial : redevance annuelle pour un conteneur ;
- Élimination par conteneur (unité de conservation) ;
- Mise à disposition des archives en cas de changement de prestataire à l'échéance du marché.
11.2 Etats récapitulatifs détaillés
Les prestations suivantes listées au bordereau des prix unitaires ne donnent pas lieu, préalablement à toute exécution, à un bon de commande. Le titulaire du présent marché devra adresser à chaque fin de mois un état récapitulatif détaillé des :
- Communications par livraison (livraison et réintégration), d'un dossier (classeur ou chemise), d'une unité d'archives ou d'un conteneur ;
- Communications en urgence par livraison (livraison et réintégration) d'une unité d'archives ou d'un conteneur ;
- Communications par numérisation d'un document ;
- Communications en urgence par numérisation d'un document ;
- Consultations sur place (recherche consultée sur place et réintégration) d'unités d'archives ; -Intégrations d'un dossier (classeur ou chemise) ou d'un document ;
- Sorties définitives par unité d'archives ou unité de conservation.
Article 12. Contestation
Il est formellement spécifié qu'en aucun cas ou pour quelques motifs que ce soit, les contestations qui pourraient survenir entre le LNE ou GMED et le titulaire ne pourront être invoquées par ce dernier comme cause d'arrêt ou de suspension, même momentané, des prestations à effectuer.
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