Gestion administrative et financière de l'Agence Ecosphère

Afin de mettre en place ces opérations collectives, l?association contribue à l?émergence, au développement et à l?animation de réseaux d?entreprises autour des secteurs industriels d?excellence du territoire communautaire. Elle élabore et met en ?uvre les plans d?actions permettant le développement de ces secteurs à travers quatre axes distincts et complémentaires :
1. Favoriser les actions collectives des entreprises pour leur permettre d?identifier de nouvelles opportunités commerciales, les valoriser à travers des médias dédiés. Il s?agit également de compléter les chaines de valeurs par l?implantation d?entreprises nouvelles en cohérence avec les filières identifiées ;
2. Favoriser, au sein des secteurs et filières identifiés et avec l?appui des pôles de compétitivité, le montage de projets collaboratifs issus notamment de partenariats entre la recherche et l?industrie ;
3. Animer le partenariat entre les acteurs de l?éducation, de la formation et de l?emploi, dans le but d?une meilleure adéquation entre l?offre de formation, initiale et continue et la demande des entreprises locales et nationales, dans les filières identifiées ;
4. Identifier et développer des besoins d?investissements collectifs au service des filières d?excellence. Pour cela, l?association réalise des études complètes permettant le développement de modèles économiques susceptibles de favoriser ces investissements de manière mutualisée. Elle pourra également participer à la conception des outils immobiliers et à leurs fonctionnements. Dans ce cadre, l?association a également la possibilité de proposer et d?effectuer des missions de gestion administrative et commerciale auprès de sociétés privées.
Le marché régi par le présent document est un marché de prestations de services ayant pour objet une mission de conseil pour la gestion de la société en assurant notamment l?approche financière, comptable, juridique et sociale de la société.
Le marché porte également sur un mandat de gestion pour assurer la bonne exécution comptable des marchés conclus par l?Agence ECOSPHERE.
Ces prestations sont définies et précisées ci-dessous :
Mission de conseil et de gestion administrative et financière de l?Agence ECOSPHERE.
A. Gestion de conseil:
Le prestataire assurera une fonction d?appui au directeur général de l?association comportant des missions de représentation de celle-ci :
1. Représentation de l?Agence ECOSPHERE
Il est confié au prestataire un mandat de représentation de l?Agence ECOSPHERE auprès des instances administratives, dans les limites des délégations spécifiques éventuelles données par le conseil d?administration ou le directeur général de la société : représentation juridique de la société, représentation auprès des différentes autorités ou des Institutions dont dépendent les activités de la société.
Il est également confié au prestataire, dans les limites des délégations spécifiques éventuelles données par le conseil d?administration ou le directeur général de l?Agence ECOSPHERE, un mandat de représentation pour les relations avec les locataires, les fournisseurs, les prestataires et tiers de toute nature en rapport avec la mission du prestataire.
2. Organisation, coordination et suivi des contrôles de l?information :
Le prestataire sera chargé de la mise en place et de la coordination des outils de contrôle de la société et d?information des dirigeants, notamment en matière de contrôle de dévolution des contrats et des paiements, d?établissement avec le directeur général du budget annuel de la société proposé au conseil d?administration et réalisation de documents périodiques de gestion.
3. Mise en ?uvre éventuelle de mesures d?urgence :
Le prestataire a pouvoir de mettre en ?uvre, sans accord préalable du conseil d?administration ou du directeur général, toute mesure conservatoire urgente nécessaire dès lors qu?une situation sur le patrimoine de l?Agence ECOSPHERE met en danger des personnes ou des biens.
Il a également pouvoir pour agir sans délai en cas d?injonction des autorités compétentes.
B. Administration de l?Agence ECOSPHERE
Cette mission est de portée générale, elle couvre tous les aspects liés à la gestion administrative, financière, juridique, comptable, sociale de la société. A ce titre, le prestataire devra proposer impérativement un process de gestion dématérialisé permettant à la société de transmettre de manière numérique tous documents administratifs et devra permettre la création d?un tableau de bord consultable à tout moment de manière numérique.
Dans le respect des prérogatives de son directeur général et du conseil d?administration, le prestataire retenu devra assurer la gestion financière de la société et la tenue de sa vie sociale, notamment :
- mise en place d?un process de transmission des documents dématérialisé afin d?assurer une gestion externalisée optimum ;
- tenue de la comptabilité, analyse et justification des soldes comptables (clients, fournisseurs, produits, charges? ) ;
- production des comptes sociaux : préparation annuelle d?un projet de rapport de gestion, bilan, compte de résultat et annexes ;
- production d?un tableau trimestriel de bord financier de la société consultable à tout moment de manière numérique ;
- assurer et respecter les obligations fiscales et sociales de la société, notamment rédaction de toutes les déclarations fiscales et sociales obligatoires ;
- mise en place d?une procédure de facturation dématérialisée ;
- mise en place d?une procédure de paiement dématérialisée ;
- paiement des fournisseurs et encaissement des recettes, relevant des opéraitons commerciales de l?Agence Ecosphère (salons, conventions d?affaires soit 2 à 3 événements annuels) ;
- analyse et présentation des budgets de fonctionnement de l?association au conseil d?administration dans le mois précédent le début de l?exercice social ;
- suivi des relations avec les commissaires aux comptes ;
- organisation, préparation, convocation, tenue et secrétariat des assemblées générales et conseils d?administration de l?association et rédaction des procès verbaux dans le mois suivant la tenue des réunions,
- effectuer les formalités administratives et juridiques (préfecture?), notamment celles affectant la vie sociale, la tenue des registres légaux
- conseil juridiques et fiscales liées à la vie courante de l?association
- traitement des données sociales et déclaration des cotisations, taxes et prélèvements (4 salariés). Téléréglement des cotisations.
- subvention : assistance à la réalisation des appels de fonds auprès des financeurs publics en lien avec les opérations et missions de l?association (5 à 6 appels de fonds par an).
- Collaboration à la création de 48 fiches de salaire (4 salariés)

Date limite :
Adresse Internet du profil acheteur : https://marches.ternum-bfc.fr/?page=Entreprise.EntrepriseAdvancedSearch&AllCons&id=674130&orgAcronyme=x9k