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VICHY COMMUNAUTE
07/09/2026 12:00
06/07/2026 14:40
SOURCING EN VUE DE RECHERCHER DES SOLUTIONS INSTITUTIONNELLES SECURISEES DE MESSAGERIE NOTIFICATION ET DIFFUSION CIBLEE D INFORMATIONS A DESTINATION DES ELUS COMMUNAUTAIRES
SOURCING MESSAGERIE
Appel à projet
https://vichycommunaute.safetender.com/#/home/tender/35836
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VICHY COMMUNAUTÉ
CAHIER DES CHARGES / RÈGLEMENT DE CONSULTATION - SOURCING
Solution institutionnelle de messagerie et de diffusion ciblée à destination des élus
Date limite de remise des contributions : 7 septembre 2026 à 12h00
Acheteur Communauté d'agglomération Vichy Communauté
Objet Sourcing relatif aux solutions institutionnelles de messagerie instantanée sécurisée, communication collaborative souveraine, notification et diffusion ciblée d'informations à destination des élus
Nature Démarche préalable de connaissance du marché - sans engagement contractuel
Transmission Dépôt dématérialisé selon les modalités précisées par Vichy Communauté sur son profil d'acheteur
Date limite 7 septembre 2026 à 12h00
I. Cadre et objet du sourcing
Le présent sourcing ne constitue ni un appel public à concurrence, ni une procédure de consultation au sens du code de la commande publique. Il a pour objet de permettre à Vichy Communauté d'identifier les solutions existantes pour diffuser, de manière institutionnelle, sécurisée et administrée, des informations à destination des élus.
La démarche vise à recueillir des informations techniques, fonctionnelles, économiques, organisationnelles et juridiques utiles à la définition éventuelle d'un futur besoin d'achat public. La participation au sourcing ne crée aucun droit à l'attribution d'un marché ultérieur et ne donnera lieu à aucune indemnisation.
II. Contexte et besoin de Vichy Communauté
Vichy Communauté souhaite disposer d'une solution permettant au Président, ou aux personnes habilitées, d'envoyer régulièrement depuis un téléphone mobile des informations à différents cercles d'élus, dans un cadre plus maîtrisé qu'une messagerie de type WhatsApp.
Les groupes de destinataires envisagés comprennent notamment :
- les vice-présidents ;
- l'ensemble des conseillers communautaires ;
- l'ensemble des maires des communes membres de l'agglomération ;
- l'exécutif des communes membres de l'agglomération ;
- l'ensemble des élus concernés par les communications institutionnelles de Vichy Communauté ;
- tout groupe fonctionnel, territorial, thématique ou temporaire défini par la collectivité.
Le volume indicatif est d'environ 680 destinataires potentiels. Ce chiffre pourra être confirmé ou ajusté par la collectivité. L'objectif est de disposer d'un outil simple en mobilité, mais administré par la collectivité, avec une gestion fiable des listes, des habilitations, des coordonnées et des changements de mandat.
La collectivité utilise déjà le logiciel de protocole SUIPI. Les opérateurs devront préciser les possibilités d'interfacage, d'import, d'export ou de synchronisation avec SUIPI ou avec tout autre annuaire source y compris WhatsApp, afin de limiter les doubles saisies et de sécuriser les mises à jour.
Afin de ne pas limiter artificiellement le sourcing aux seules applications de communication citoyenne, les opérateurs pourront proposer des solutions de type messagerie instantanée institutionnelle sécurisée, solution souveraine ou open source de communication collaborative, application mobile institutionnelle, plateforme de Vichy Communauté - Sourcing messagerie élus - 9 Place Charles de Gaulle -CS 92956 -03209 Vichy Cedex
[email protected] www.vichy-communaute.fr
notification ciblée ou tout dispositif équivalent permettant de remplacer ou d'encadrer les usages actuels de messagerie de type WhatsApp.
La collectivité souhaite notamment pouvoir comparer les solutions relevant d'une logique de messagerie sécurisée entre personnes ou groupes fermés et celles relevant davantage d'une logique de diffusion ou notification ciblée. III. Périmètre fonctionnel attendu
Le sourcing porte sur les solutions de messagerie institutionnelle, messagerie instantanée professionnelle sécurisée, communication collaborative souveraine, salons ou groupes fermés, notification, diffusion d'informations ou communication ciblée pouvant être utilisées par une collectivité territoriale pour communiquer avec ses élus. 0. Typologies de solutions pouvant répondre au besoin
Le sourcing est volontairement ouvert à plusieurs familles de solutions, dès lors qu'elles garantissent une administration par la collectivité, une segmentation des destinataires, une utilisation mobile simple et des garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité, de protection des données et de réversibilité.
- messageries instantanées institutionnelles sécurisées ou souveraines, permettant des échanges individuels et des groupes fermés ;
- solutions de communication collaborative sécurisée, éventuellement fondées sur des standards ouverts ou interopérables ;
- solutions de salons, canaux ou groupes privés administrés par la collectivité ;
- plateformes de notification ciblée ou de diffusion descendante, lorsque celles-ci permettent une segmentation fine des élus ;
- applications mobiles institutionnelles dédiées aux élus ou disposant d'un espace privé réservé aux élus ;
- solutions permettant, le cas échéant, un hébergement souverain, une maîtrise des données, une gouvernance des droits et une réversibilité documentée.
1. Envoi et diffusion depuis mobile
- envoi depuis smartphone ou interface web responsive ;
- sélection de groupes prédéfinis ou de destinataires individuels ;
- messages courts, informations institutionnelles, liens, documents ou pièces jointes ;
- possibilité de préparation, programmation, validation ou relecture avant envoi ;
- identification claire de l'émetteur institutionnel ;
- gestion des notifications, messages prioritaires ou urgents.
2. Gestion des groupes et des destinataires
- constitution et mise à jour de listes de diffusion ;
- groupes par fonction, commune, commission, délégation, thématique ou événement ;
- gestion des coordonnées, changements de mandat, doublons et coordonnées obsolètes ;
- prévention des erreurs d'envoi ou de sélection de destinataires ;
- historique des modifications des listes et habilitations.
3. Modalités d'échange et de suivi
- diffusion descendante sans réponse, réponse individuelle ou échanges encadrés selon les paramétrages ;
- accusés de réception, confirmation de lecture ou suivi technique, lorsque ces fonctions sont disponibles et proportionnées ;
- tableaux de bord, rapports d'envoi, gestion des messages non délivrés ;
- journalisation des actions d'administration ;
- paramétrage des durées de conservation des historiques et journaux.
Vichy Communauté - Sourcing messagerie élus - 9 Place Charles de Gaulle -CS 92956 -03209 Vichy Cedex
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4. Administration et habilitations
- profils d'utilisateurs différenciés : Président, cabinet, direction générale, protocole, communication, administrateur fonctionnel, administrateur technique ;
- droits d'envoi, de validation, de consultation, d'administration et d'export ;
- gestion des délégations, absences ou remplacements ;
- documentation, support et accompagnement des administrateurs et utilisateurs.
IV. Intégration à l'existant et conditions techniques
Les opérateurs devront décrire les prérequis techniques, les environnements compatibles et les modalités de déploiement. Une attention particulière sera portée à l'interopérabilité, à la simplicité d'exploitation et à la capacité de la solution à limiter les ressaisies.
- compatibilité avec smartphones, tablettes, postes de travail et principaux navigateurs ;
- authentification, enrôlement des élus et gestion des changements de téléphone ou de coordonnées ;
- API, connecteurs, imports/exports, fichiers structurés ou synchronisations périodiques avec SUIPI ou un annuaire source ;
- reprise initiale des données, nettoyage des fichiers et gestion des doublons ;
- maintenance, supervision, sauvegarde, restauration et continuité de service ;
- réversibilité en fin de contrat ou en cas de changement de solution.
V. Sécurité, protection des données et conformité
Les solutions devront présenter des garanties adaptées à une collectivité publique : confidentialité, maîtrise des accès, protection des coordonnées des élus, limitation des données traitées et administration institutionnelle des listes de diffusion.
- données collectées, finalités, durées de conservation et personnes habilitées ;
- mesures de sécurité : authentification, chiffrement, cloisonnement, contrôle d'accès, sauvegarde, supervision ; - localisation de l'hébergement, sous-traitants éventuels et garanties de confidentialité ;
- journalisation des accès et actions sensibles ;
- paramétrages permettant de limiter la tracabilité individualisée au strict nécessaire ;
- mécanismes évitant les exports non maîtrisés de carnets d'adresses ou la constitution de groupes privés non administrés ;
- éléments utiles à l'analyse RGPD par la collectivité et à la rédaction éventuelle d'un futur marché.
Pour les solutions de messagerie instantanée ou collaborative, les opérateurs préciseront en outre les modalités de création et d'administration des comptes, l'existence ou non d'un annuaire centralisé, les conditions d'invitation de personnes externes, les possibilités de salons privés ou groupes fermés, les modalités de chiffrement, les paramètres de conservation des messages et les conditions de récupération ou suppression des données en fin de contrat.
VI. Éléments économiques attendus
Les opérateurs fourniront des ordres de grandeur financiers, sans engagement de Vichy Communauté, afin d'éclairer les choix ultérieurs de la collectivité.
- coûts de mise en service, paramétrage, reprise de données et formation ;
- coûts d'abonnement, licences, hébergement, maintenance et support ;
- coûts éventuels par utilisateur, élu, administrateur, groupe, message ou canal d'envoi ;
- coûts d'interfacage avec SUIPI ou un annuaire source ;
- coûts liés aux SMS, notifications, courriels ou canaux alternatifs ;
- coûts de modules complémentaires, évolutions et réversibilité.
Vichy Communauté - Sourcing messagerie élus - 9 Place Charles de Gaulle -CS 92956 -03209 Vichy Cedex
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Les opérateurs pourront proposer plusieurs scénarios : expérimentation limitée, déploiement progressif par cercle de destinataires, déploiement global, solution avec ou sans interfacage initial, ou solution combinant plusieurs canaux de diffusion.
VII. Contenu attendu des contributions
Le dossier transmis par les opérateurs devra être structuré et comporter :
Les opérateurs sont invités à expliciter la famille de solution proposée : messagerie sécurisée de type institutionnel, messagerie collaborative souveraine ou open source, application mobile privée, plateforme de diffusion ciblée, outil de communication interne ou solution hybride.
À titre purement indicatif, et sans que cette liste ne constitue une prescription technique ou une préférence de Vichy Communauté, le sourcing pourra permettre d'identifier des solutions comparables à des messageries sécurisées du secteur public ou souveraines, des solutions fondées sur des standards ouverts de type Matrix, ou encore des plateformes collaboratives sécurisées auto-hébergeables ou hébergées en France / Union européenne.
- une présentation de l'opérateur, de ses références et de son expérience auprès de collectivités ou institutions publiques ;
- une description détaillée de la solution proposée, de son architecture, de ses fonctionnalités et de ses limites ; - une réponse aux cas d'usage de Vichy Communauté ;
- une analyse des possibilités d'intégration avec SUIPI ou un annuaire existant ;
- les garanties de sécurité, de confidentialité, de conformité et de réversibilité ;
- les modalités de déploiement, d'accompagnement, de support et de maintenance ;
- les éléments financiers et modèles économiques ;
- les recommandations de l'opérateur pour une expérimentation ou un futur marché.
VIII. Modalités pratiques et dispositions finales
Les contributions devront être transmises de manière dématérialisée selon les modalités précisées par Vichy Communauté sur son profil d'acheteur, au plus tard le 7 septembre 2026 à 12h00.
Vichy Communauté se réserve la possibilité d'organiser des échanges, auditions ou démonstrations avec certains opérateurs, de demander des compléments d'information, de ne pas donner suite au sourcing ou de modifier son besoin à l'issue de cette démarche.
Les informations recueillies permettront à la collectivité de mieux connaître les solutions disponibles sur le marché en matière de communication institutionnelle avec les élus et d'éclairer la préparation éventuelle d'une future procédure d'achat public.
Vichy Communauté - Sourcing messagerie élus - 9 Place Charles de Gaulle -CS 92956 -03209 Vichy Cedex
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