Conservation matérielle et autres prestations associées pour les archives du Groupe La Poste

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138211-2025



138211-2025 - Mise en concurrence

France – Services d'archivage – Conservation matérielle et autres prestations associées pour les archives du Groupe La Poste


OJ S 43/2025 03/03/2025


Avis de marché ou de concession – régime ordinaire
Services



1. Acheteur


1.1.

Acheteur

Nom officiel : La Poste

Adresse électronique : [email protected]

Forme juridique de l’acheteur : Entreprise publique

Activité de l’entité adjudicatrice : Services postaux



2. Procédure


2.1.

Procédure

Titre : Conservation matérielle et autres prestations associées pour les archives du Groupe La Poste

Description : La Poste recherche un prestataire en vue de lui confier le stockage sécurisé des archives des entités du groupe La Poste incluant la gestion des archives existantes et l’entrée de nouvelles archives. La Poste détient des documents qui ont le caractère d’archives publiques. La conservation de celles-ci est donc régie par les dispositions du livre II du Code du patrimoine, dont certaines s’appliquent au prestataire de stockage sécurisé des archives des entités du groupe La Poste. Le marché n’est pas alloti. Le traitement des données personnelles de La Poste, y compris l’hébergement, la sauvegarde et/ou la consultation devra impérativement être localisé au sein de l'Union Européenne (UE), d’un pays de l’Espace Economique Européen (EEE), d’un pays reconnu comme adéquat par l’Union Européenne.

Identifiant de la procédure : 41cffdc7-c170-42ef-a4db-f3792b75fa9a

Identifiant interne : 2024DOS13098

Type de procédure : Négociée avec publication préalable d’un appel à la concurrence / concurrentielle avec négociation

La procédure est accélérée : non


2.1.1.

Objet

Nature du marché : Services

Nomenclature principale ( cpv ): 79995100 Services d'archivage

Nomenclature supplémentaire ( cpv ): 63120000 Services de stockage et d'entreposage, 63121100 Services de stockage



2.1.2.

Lieu d’exécution

Pays : France

N’importe où dans le pays donné



2.1.3.

Valeur

Valeur estimée hors TVA : 10 400 000,00 EUR

Valeur maximale de l’accord-cadre : 14 000 000,00 EUR



2.1.4.

Informations générales

Informations complémentaires : Si le candidat s’appuie sur les capacités d’autres opérateurs économiques (économiques/ financières ou techniques/ professionnelles), il doit : - Justifier des capacités de ce ou ces opérateurs et - Apporter la preuve qu’il en disposera pour l’exécution du marché. Cette preuve peut être apportée par tout moyen approprié, notamment par une attestation sur l’honneur de cet autre opérateur économique confirmant ses capacités et leur mise à disposition du candidat pendant l’exécution du marché. La demande de participation accompagnée des renseignements et documents demandés (sur questionnaire d'information ou sous format libre) devront être remis sur le Portail Fournisseurs (https://e-sourcing.extra.laposte.fr ). En cas de difficulté, les candidats pourront contacter la cellule support au 02 72 65 29 10 ou [email protected] Tous les documents demandés devront être remis avant la date et l'heure limites mentionnées dans l'avis. Le candidat souhaitant répondre via le DUME le remettra au format pdf et au format xml dans un ZIP. Conformément aux dispositions de articles R.2143-13 du Code de la commande publique, le candidat n'est pas tenu de fournir les documents et renseignements demandés dans le cadre du présent avis qui peuvent être obtenus via un système électronique de mise à disposition d'information administré par un organisme officiel ou d'un espace de stockage numérique accessible gratuitement par La Poste et ses filiales. Dans ce cas, le candidat précisera dans le dossier de réponse toutes les informations nécessaires à la consultation de ce système ou de cet espace.

Base juridique :

Directive 2014/25/UE



2.1.5.

Conditions du marché public

Conditions de présentation :
Nombre maximal de lots pour lesquels un soumissionnaire peut présenter une offre : 1


Conditions du marché :
Nombre maximal de lots pouvant être attribués à un soumissionnaire dans le cadre de marchés : 1





5. Lot


5.1.

Lot : LOT-0001

Titre : Conservation matérielle et autres prestations associées pour les archives du Groupe La Poste.

Description : La consultation porte d’une part, sur la prise en charge du stock d’archives existant composé d’archives courantes et intermédiaires et d’autre part sur la prise en charge des nouvelles archives entrantes composées également d’archives courantes et intermédiaires. Les archives de La Poste ont le caractère d’archives publiques. Par conséquent, la conservation de celles-ci est donc régie par les dispositions du livre II du Code du patrimoine, dont certaines s’appliquent au prestataire de stockage sécurisé des archives des entités du groupe La Poste. Les documents d’archives concernés sont de toutes dimensions et potentiellement sur tous types de support (papier, optique, magnétique, microfiches, microfilms et autres matériaux). Les prestations attendues sont notamment la prise en charge des archives (enlèvement et transport), l’intégration des archives, le stockage des archives, la communication* d’archives, la sortie définitive et la destruction. Le prestataire devra stocker les archives du groupe La Poste sur au moins 5 sites répartis équitablement sur l’ensemble du territoire métropolitain. *Dans le domaine de l'archivage physique, la communication des archives désigne l'ensemble des actions et des procédures permettant l'accès et la consultation des documents archivés. La communication des archives vise à rendre les documents accessibles pour des besoins de recherche, culturels, ou pour fournir des preuves légales, tout en respectant les obligations de confidentialité et de protection des données personnelles. Le Prestataire devra mettre à disposition de La Poste un flux EDI pour le suivi des archives de La Poste. Les archives intermédiaires désignent les documents qui ne sont plus d’un usage courant mais qui nécessitent une conservation en raison d’impératifs de gestion ou des raisons juridiques comme la durée de conservation réglementaire. Les archives courantes désignent les documents fréquemment consultés. Les archives papier sont actuellement conservées sur sept (7) sites de stockage en France métropolitaine et les supports magnétiques et optiques sont conservés sur un (1) seul site en France métropolitaine. A titre purement indicatif, les archives existantes portent sur un stock d’environ 124 kilomètres linéaires et les nouvelles entrées prévisionnelles portent sur 4 kilomètres linéaires. Ces chiffres sont donnés à titres indicatifs et ne constituent pas un engagement de la part de La Poste. Outre, les prestations de prise en charge, de gestion et de conservation du stock d’archives existantes et des nouvelles archives entrantes, La Poste pourra commander la prestation optionnelle suivante : le déménagement du stock d’archives existant entre les entrepôts du prestataire actuel et ceux de l’attributaire. Le nombre d’attributaire envisagé est de 1. Le maximum de l’accord-cadre est fixé à 14 000 000 euros hors taxes sur la durée totale de l’accord-cadre, périodes de reconduction comprises.

Identifiant interne : LOT-01


5.1.1.

Objet

Nature du marché : Services

Nomenclature principale ( cpv ): 79995100 Services d'archivage

Nomenclature supplémentaire ( cpv ): 63120000 Services de stockage et d'entreposage, 63121100 Services de stockage

Options :
Description des options : Les options sont les périodes de reconductions du marché. Le marché sera conclu pour une durée ferme de 24 mois, renouvelable par périodes de reconduction successives de 12 mois dans la limite de 6 fois sauf dénonciation dans les conditions prévues au contrat.




5.1.2.

Lieu d’exécution

Pays : France

N’importe où dans le pays donné



5.1.3.

Durée estimée

Durée : 2 920 Jours



5.1.4.

Renouvellement

Nombre maximal de renouvellements : 0



5.1.6.

Informations générales

Participation réservée : La participation n’est pas réservée.

Les noms et les qualifications professionnelles du personnel chargé de l’exécution du marché doivent être mentionnés : Exigence dans le demande de participation

Projet de passation de marché non financé par des fonds de l’UE

Le marché relève de l’accord sur les marchés publics (AMP) : oui

Le marché en question convient aussi aux petites et moyennes entreprises (PME): oui

Informations complémentaires : Il est précisé qu’une même entreprise ne pourra pas faire acte de candidature : - En candidat individuel et en tant que membre d’un ou plusieurs groupements Et/ou - En tant que membre de plusieurs groupements. La Poste retiendra les 5 candidats les mieux classés au regard des critères déterminés ci-dessous, sous réserve de l’obtention d’une note supérieure ou égale à 12/20.



5.1.9.

Critères de sélection

Critère :
Type : Aptitude à exercer l’activité professionnelle

Nom : Aptitude à exercer l'activité professionnelle

Description : Le candidat remettra, sur la plate-forme Provigis (https://www.provigis.com/), les documents indiqués ci-dessous : 1/ son numéro unique d'identification 2/ s'il est en redressement judiciaire, la copie du ou des jugements prononcés 3/ une déclaration dûment datée et signée sur papier à en-tête du fournisseur, pour justifier qu'il n'entre dans aucun des cas mentionné à l'article L.2141-1 et au 1° et 3° de l'article L.2141-4 du Code de la commande publique 4/ les certificats délivrés par les administrations et organismes compétents attestant que le candidat ne se trouve pas dans un cas d'interdiction de soumissionner mentionné à l'article L.2141-2 du Code de la commande publique, c'est-à-dire : - une attestation de vigilance délivrée par l'URSSAF prouvant qu'il est à jour de ses cotisations et contributions sociales et attestant de la régularité de sa situation au regard de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés. - une attestation fiscale justifiant de la régularité de sa situation fiscale (paiement de la TVA, de l'impôt sur les sociétés ou de l'impôt sur le revenu) 5/ le cas échéant, la liste nominative des salariés étrangers employés par le candidat et soumis à l'autorisation de travail mentionnée à l'article L. 5221-2 du Code du travail, précisant pour chaque salarié, conformément à l'article D. 8254-2 du Code du travail, sa date d'embauche, sa nationalité ainsi que le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail. Les candidats établis à l'étranger fournissent les pièces prévues aux articles D 8222-7 et D 8254-3 du code du travail. 6/ le cas échéant, les pièces prévues à l'article R.1263-12 du Code du Travail en cas de détachement de salariés. 7/ la prestation de conservation d’archives publiques étant réservée à une profession déterminée, le candidat remettra l’agrément pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier délivré par l’Administration des Archives et le Certificat AFNOR NF Service – Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents (certification NF 342 en application de la norme NF Z40-350) en cours de validité. Si le candidat se présente en groupement, il fournira une lettre de constitution du groupement, signée par chacun de ses membres, précisant les dénomination, adresse, téléphone et adresse électronique de chacun des cotraitants, l'identité du mandataire, et les pouvoirs qui lui sont donnés. Chaque membre du groupement devra fournir l'ensemble des renseignements demandés à la présente rubrique.

Utilisation de ce critère : Utilisé

Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à convoquer pour la seconde étape de la procédure




Critère :
Type : Capacité économique et financière

Nom : Capacité économique et financière

Description : Chiffre d'affaires (critère éliminatoire) : Le candidat devra justifier d’un chiffre d'affaires minimum annuel de 2 600 000 en Euros HT sur les 3 derniers exercices fiscaux disponibles. Pérennité financière (critère pondéré à 30%) : Le candidat devra fournir à La Poste, les liasses fiscales ou documents équivalents (c'est-à-dire bilans, comptes de résultats, annexes numérotées de 2050 à 2059 inclus et les rapports de gestion) des 3 derniers exercices disponibles. En cas de création récente, le candidat devra fournir tout autre justificatif de nature à démontrer sa capacité économique et financière. Si le candidat se présente en groupement, chaque membre du groupement devra fournir l’ensemble des renseignements demandés à la présente rubrique.

Utilisation de ce critère : Utilisé

Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à convoquer pour la seconde étape de la procédure




Critère :
Type : Capacité technique et professionnelle

Nom : Capacité technique et professionnelle

Description : Moyens matériels et techniques (critère pondéré à 40%) : Le candidat décrira les moyens matériels et techniques dont il disposera pour l'exécution du marché, à savoir : - - Le nombre d’entrepôts et la localisation de ces entrepôts. - - La capacité de stockage des entrepôts (espace au m2, nombre de cartons et km linéaires) et détailler en pourcentage (%) l’espace déjà occupé par d’autres clients. -- Le descriptif de son système d’information permettant d’assurer le suivi des archives courantes et intermédiaires (flux EDI). - Le système de gestion de qualité/SAV. Références clients (critère pondéré à 20%) : Le candidat présentera 3 références clients avec lesquelles il a réalisé au cours des 3 dernières années des prestations équivalentes à celles du marché auquel il candidate. À ce titre le candidat fournira pour chaque référence client : - Le nom de la société cliente. - La date du marché. - La durée du marché. - - L'intitulé et contenu du marché : type de prestations réalisées et volumes, détail du type d’archives conservées en % (papier, supports audiovisuel, conteneurs informatiques, microfiches, optique, magnétique, microfilms et autres matériaux). - Le montant annuel du marché en Euros HT. Le candidat devra fournir pour chacun des marchés une attestation délivrée par le client (nom, qualité, coordonnées). À défaut, le candidat fournit une attestation sur l’honneur mentionnant ces mêmes informations, La Poste se réservant le droit d’en vérifier la réalité auprès du client. Effectifs (critère pondéré à 10%) : Le candidat indiquera l’effectif moyen annuel auquel il a eu accès sur les trois dernières années, et précisera : - Le nombre de salariés. - Le nombre de salariés en charge de l’archivage. - Le nombre d'encadrants. Pour chacune des catégories, le candidat précisera s’il dispose de l’effectif directement ou indirectement.

Utilisation de ce critère : Utilisé

Les critères seront appliqués pour sélectionner les candidats à convoquer pour la seconde étape de la procédure


Informations sur la seconde étape d’une procédure en deux étapes :
La procédure se déroulera en plusieurs étapes. À chaque étape, certains participants peuvent être éliminés




5.1.10.

Critères d’attribution

Justification de l’absence d’indication de la pondération des critères d’attribution : Le prix n'est pas le seul critère d’attribution et tous les critères sont énoncés uniquement dans les documents du marché.



5.1.11.

Documents de marché

L’accès à certains documents de marché est restreint

Justification de la restriction de l’accès à certains documents de marché : Questions relatives aux droits de propriété intellectuelle

Langues dans lesquelles les documents de marché sont officiellement disponibles : français

Des informations sur les documents restreints sont disponibles à l’adresse suivante : https://e-sourcing.extra.laposte.fr



5.1.12.

Conditions du marché public

Conditions de présentation :
Présentation par voie électronique : Requise

Adresse de présentation : https://e-sourcing.extra.laposte.fr

Langues dans lesquelles les offres ou demandes de participation peuvent être présentées : français

Catalogue électronique : Non autorisée

La signature ou le cachet électronique avancé(e) ou qualifié(e) [au sens du règlement (UE) ? 910/2014] est requis(e)

Variantes : Non autorisée

Description de la garantie financière : Le candidat devra fournir à La Poste avant la signature du contrat une attestation d’assurance ( RC exploitation, RC professionnelle).

Date limite de réception des demandes de participation : 19/03/2025 15:00:00 (UTC+1)

Date limite de validité de l’offre : 365 Jours


Conditions du marché :
Le marché doit être exécuté dans le cadre de programmes d’emplois protégés : Non

Conditions relatives à l’exécution du contrat : Les conditions d’exécution du contrat sont décrites dans les documents du marché.

Un accord de confidentialité est requis : non

La commande en ligne sera utilisée : non

Le paiement en ligne sera utilisé : non

Forme juridique que doit revêtir un groupe de soumissionnaires auquel un marché est attribué : Dans le cas où le marché serait attribué à un groupement, afin de sécuriser l’exécution du marché pendant toute sa durée, le groupement devra avoir la forme d’un groupement conjoint avec mandataire solidaire.

Montage financier : - Financement du marché par les ressources propres de La Poste. - La Poste procède au paiement, sauf disposition légale contraire ou accord spécifique entre les parties, dans un délai de 60 jours à compter de la date d'émission de la facture. - L'Euro est l'unité monétaire choisie pour le paiement des prestations, fournitures ou travaux. - Les sous-traitants bénéficieront du paiement direct dans les conditions du Code de la Commande Publique.




5.1.15.

Techniques

Accord-cadre : Accord-cadre, sans remise en concurrence

Informations sur le système d’acquisition dynamique : Pas de système d’acquisition dynamique

Enchère électronique : non



5.1.16.

Informations complémentaires, médiation et réexamen

Organisation chargée des procédures de médiation : Le Médiateur des entreprises

Organisation chargée des procédures de recours : Tribunal Judiciaire de Paris

Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché : La Poste

Organisation qui fournit un accès hors ligne aux documents de marché : La Poste

Organisation qui reçoit les demandes de participation : La Poste

Organisation qui traite les offres : La Poste




8. Organisations


8.1.

ORG-0001

Nom officiel : La Poste

Numéro d’enregistrement : 356000000

Adresse postale : 9 RUE DU COLONEL PIERRE AVIA

Ville : PARIS

Code postal : 75015

Subdivision pays (NUTS) : Paris ( FR101 )

Pays : France

Point de contact : Angélique HUBERT

Adresse électronique : [email protected]

Téléphone : +33 6 79 34 70 04

Adresse internet : https://www.laposte.fr

Profil de l’acheteur : https://e-sourcing.extra.laposte.fr

Rôles de cette organisation :
Acheteur

Organisation qui fournit des informations complémentaires sur la procédure de passation de marché

Organisation qui fournit un accès hors ligne aux documents de marché

Organisation qui reçoit les demandes de participation

Organisation qui traite les offres




8.1.

ORG-0002

Nom officiel : Tribunal Judiciaire de Paris

Numéro d’enregistrement : 17750111101763

Adresse postale : PARVIS DU TRIBUNAL DE PARIS

Ville : PARIS CEDEX 17

Code postal : 75859

Subdivision pays (NUTS) : Paris ( FR101 )

Pays : France

Adresse électronique : [email protected]

Téléphone : +33 144325151

Adresse internet : https://www.tribunal-de-paris.justice.fr

Rôles de cette organisation :
Organisation chargée des procédures de recours




8.1.

ORG-0003

Nom officiel : Le Médiateur des entreprises

Numéro d’enregistrement : MEDIATEUR_ENTREPRISES

Adresse postale : 98 -102 rue de Richelieu

Ville : Paris

Code postal : 75002

Subdivision pays (NUTS) : Paris ( FR101 )

Pays : France

Adresse électronique : [email protected]

Téléphone : +33100000000

Adresse internet : https://www.economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises

Rôles de cette organisation :
Organisation chargée des procédures de médiation



Informations relatives à l’avis


Identifiant/version de l’avis : 5d0cf217-e10d-466a-80b8-a3f500eeeddf - 01

Type de formulaire : Mise en concurrence

Type d’avis : Avis de marché ou de concession – régime ordinaire

Sous-type d’avis : 17

Date d’envoi de l’avis : 27/02/2025 15:53:05 (UTC)

Langues dans lesquelles l’avis en question est officiellement disponible : français

Numéro de publication de l’avis : 138211-2025

Numéro de publication au JO S : 43/2025

Date de publication : 03/03/2025