Identification de l'organisme qui passe le marché : Mme Mélodie FOUREZ, DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE, 6 rue du Carbone, 45072 Orléans cedex 2
Objet du marché : Proposition pour doter le Loire Valley Data Hub avec des outils numériques nécessaires à son fonctionnement
Nombre et consistance des lots : 1- Outil de gestion et de suivi administratifs et financiers du consortium
2- Outil de diagnostic de maturité numérique des bénéficiaires du Loire Valley Data Hub et d'appui à la mise en place d'un plan d'action opérationnel auprès des bénéficiaires
3- Outil de suivi des activités et des bénéficiaires
Ces trois lots sont indépendants et seront mis en oeuvre en fonction du budget disponible et des priorités de mise en oeuvre. DEV'UP se réserve le droit de procéder à des appels complémentaires selon les résultats obtenus.
Un même prestataire pourra répondre à plusieurs lots.
PRESENTATION DES LOTS
1. Le Système d'information du projet doit gérer trois aspects
LE SUIVI CLIENT :
o Suivi des activités réalisées par le membre du consortium auprès d'un bénéficiaire
Ces éléments pourront être importés à partir d'autre outils, propriété des membres du consortium
o Archivage des pièces justificatives des activités réalisées avec le client
Rapport de visite
Diagnostic de maturité numérique
Plan d'action préconisé
Preuve de réalisation du plan d'action selon le parcours client (à partir du catalogue de service du EDIH)
Formulaire des aides de minimis renseigné par le bénéficiaire
Preuve d'impact des actions réalisées...
Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés pourront être applicables.
Le suivi client devra pouvoir être partiellement exporté pour répondre aux exigences de l'outil de reporting mis en place par Digital Europe. Les données peuvent être exportées sous format CSV. Les modèle de format d'export demandé par Digital Europe seront fournis par Dev'up.
LE REPORTING D'ACTIVITE :
o Suivi des indicateurs clés : de réalisation et de résultats
o Suivi de l'avancement des tâches de chacun des workpackages
o Centralisation des pièces justificatives de l'activité
Feuilles d'émargement des évènements organisés
Photos des évènements organisés
etc
LE REPORTING ADMINISTRATIF ET FINANCIER :
o Suivi des dépenses selon le modèle de reporting du FEDER Centre-Val de Loire qui sera fournis par Dev'up (disponible en annexe).
o Centralisation des pièces justificatives nécessaire au reporting administratif et financier
o Voir détail dans le paragraphe besoins fonctionnels
Outil de gestion administratif et financier du consortium
Le Loire Valley Data Hub est financé à 100% et à parité par le programme européen Digital Europe et les fonds régionaux FEDER via un le principe du Synergy Fund. Les European Digital Innovation Hubs sont les premiers dispositifs à bénéficier de ce régime de financement. Une attention particulière devra être apportée au reporting administratif et financier pour assurer la sécurité du financement du projet.
Objectif
L'objectif de cet outil est d'assurer un pilotage administratif et financier du projet et d'archiver les documents justificatifs de manière confidentiels et sécurisée.
Fonctionnalités
L'outil de reporting administratif et financier devra notamment gérer :
DEPOT SECURISE DE DOCUMENTS PAR CHACUN DES PARTENAIRES SUR UN ESPACE DEDIE
- Fiches de missions pour chaque collaborateur affecté au projet
- Fiche de salaires
- RIB de la structure d'accueil
- Dossiers achats (preuves de mise en concurrence, devis signés et factures acquittées)
- Pièces comptables
GESTIONS DES FRAIS
- Reporting des frais générés par les activités en lien avec le LVDH par chacun des partenaires
- A partir d'une nomenclature fournie par les financeurs
o Masse Salariale
o Sous-traitance
o Achats - Déplacements
o Achats -Equipment
o Achats - Autres biens, travaux et Services
- Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés seront applicables, Dev'up conservant une vision globale de l'ensemble des dépenses.
GESTION DES FEUILLES DE TEMPS
- Reporting du temps passé par les collaborateurs affectés au projet pour les activités par les activités en lien avec le LVDH par chacun des partenaires
- A partir du formulaire fourni par les financeurs
- Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés seront applicables, Dev'up conservant une vision globale de l'ensemble des feuilles de temps.
GESTION DES FORMULAIRES DES AIDES DE MINIMIS AUPRES DES BENEFICIAIRES DU LVDH
- Reporting des formulaires gérés par chacun des partenaires + justificatifs (formulaires signés par le bénéficiaire)
- Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés seront applicables, Dev'up conservant une vision globale de l'ensemble des formulaires.
FONCTIONS GENERALES
- Avoir une fonction import/ export de données
- Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés seront applicables, Dev'up conservant une vision globale de l'ensemble des indicateurs, avec un suivi du taux de réalisation/ niveau attendu.
- Extraction possible selon des critères prédéfinis : types de cible (entreprises vs. Collectivité), partenaires, date de réalisation, work package
2. Outil de diagnostic de maturité numérique des bénéficiaires du Loire Valley Data Hub et d'appui à la mise en place d'un plan d'action opérationnel
Objectifs :
L'outil numérique proposé doit s'appuyer sur un diagnostic d'évaluation de la maturité numérique de l'entreprise afin de proposer un plan d'action adapté.
Volumétrie attendue
- Nombre d'évaluations de la maturité numérique réalisées : 443
- Nombre de projets individuels soutenus par un plan d'action individuel : 358
Cibles
Les bénéficiaires sont les entreprises du Centre-Val de Loire industrielles ou proposant des services aux industries. Elles ont une réflexion engagée sur l'intégration du numérique dans leurs activités et la volonté de gagner en compétitivité et en résilience grâce au numérique. Elles peuvent aussi souhaiter développer de nouveaux produits et services numérique ou souhaiter faire évoluer leur modèle économique.
Fonctionnalités
GERER ET OPERER LE DIAGNOSTIC DE MATURITE DIGITALE ET LE REFERENTIEL DE SERVICES ASSOCIES
Le consortium ne dispose pas, à proprement parlé, d'outil de diagnostic de maturité numérique mais doit opérer pour le compte de la Commission européenne un diagnostic dédié, le Digital Maturity Assessment (DMA). Ce dernier, disponible en annexe, se présente sous la forme d'un QCM d'une dizaine de questions. Il permet de visualiser un premier état de la maturité du bénéficiaire mais n'est pas suffisant pour avoir une vision globale de ses problématiques et besoins et ne permet pas de faire le lien ni vers la stratégie de l'entreprise, ni vers les ressources mobilisables dans le cadre d'un plan d'action, ce qui est attendu pour cet outil. Néanmoins, ce DMA devra être intégré à la démarche d'analyse globale des besoins des bénéficiaires car son remplissage est obligatoire pour chaque client (condition de financement de la Commission Européenne).
Le questionnaire devra pouvoir être réalisé en présentiel avec le chef d'entreprise ou son représentant, lors d'un entretien de maximum 3h. Il devra permettre une segmentation de la maturité en au moins 3 niveaux (néophyte, pratiquant, expérimenté).
Le remplissage de chaque item ne doit pas être obligatoire et laisser la place à des compléments non prévus.
En sortie il est attendu une visualisation du score de maturité et un positionnement parmi a minima les réponses anonymisées des autres bénéficiaires dans le cadre du projet afin de permettre au bénéficiaire de pouvoir se comparer à ses pairs.
Le principe du référentiel de service est d'associer à chaque niveau de réponse du diagnostic de maturité numérique une action potentielle à réaliser et un (ou des) service(s) proposé(s). L'outil doit ainsi être en mesure de gérer une correspondance entre les différents niveaux de réponse et une liste des services potentiels. Cette gestion doit pouvoir être adaptée en fonction de la modification du référentiel, de l'ajout et/ou modification des services proposés.
Pour que la réalisation des diagnostics soit efficiente, la gestion de cette correspondance en temps réel est centrale. Elle doit permettre de proposer de façon automatisée une liste d'actions et de services, à partir des besoins identifiés auprès du bénéficiaire et formalisés par ses réponses lors du diagnostic.
Le questionnaire devra comprendre une section permettant de faire des préconisations et d'élaborer un plan d'action, se basant notamment sur le catalogue de services du Loire Valley Data Hub.
Lors de la réalisation du plan d'action, l'opérateur du diagnostic doit être capable d'interagir avec la liste d'actions et de services automatiquement proposés afin d'adapter et correctement personnaliser la feuille de route proposée :
- De valider ou invalider les actions et services proposés de façon libre et agile ;
- D'ajouter des services non proposés automatiquement ;
- D'ajouter des commentaires et recommandations ;
- De lister jusqu'à 5 actions prioritaires à proposer (issues de son analyse).
L'ensemble de ces propositions devra être compilé dans un document qui constituera le projet de plan d'action. Nous serons particulièrement attentifs à la qualité de ce livrable et à toute proposition améliorante et facilitant sa gestion et sa réalisation.
ESPACE DEDIE AU SUIVI DES DIAGNOSTICS ET PLANS D'ACTION
Les membres du consortium ayant réalisé un diagnostic de maturité digitale auront accès à leur propre espace sur l'outil intégrant un tableau de bord post-entretien. Durant la mise en oeuvre du plan d'action, il permettra de suivre l'avancement de chaque action : « réalisé / non réalisé / Abandon ».
FONCTIONS GENERALES
o Avoir une fonction import/ export de données
o Permettre une data visualisation des résultats du diagnostic et des préconisations du plan d'action ainsi que de leur niveau d'avancement.
o Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés seront applicables, Dev'up conservant une vision globale de l'ensemble des dépenses.
3. Outil de suivi des activités et des bénéficiaires
Objectif
L'objectif de cet outil est d'avoir un moyen de pilotage des principaux indicateurs (KPI) de réalisation et de résultats du Loire Valley Data Hub. Il doit permettre de suivre l'avancement de chacune des tâches de chacun des work packages.
Fonctionnalités
SUIVI DES INDICATEURS CLES : DE REALISATION ET DE RESULTATS
Par work package et par tâches, permettre le suivi des indicateurs clés
La liste des tâches, des activités programmées, ainsi que les indicateurs attendus pour chacun des membres du consortium sera fournie par Dev'up.
A titre indicatif, la liste des tâches par Work Package ainsi que la liste des indicateurs de résultats et de réalisation sont fournies en annexe
SUIVI DE L'AVANCEMENT DES TACHES DE CHACUN DES WORK PACKAGES
Par le renseignement de rapport d'activité
CENTRALISATION DES PIECES JUSTIFICATIVES DE L'ACTIVITE
o Feuilles d'émargement des évènements organisés
o Photos des évènements organisés
o etc
SUIVI DES SERVICES RENDUS
Par ailleurs, le nombre de services rendus sera également suivi (à partir de la liste fournie dans le référentiel de services du LVDH) avec une visualisation selon la liste de prix et de services pour évaluer le taux de transfert de la subvention européenne vers les bénéficiaires.
FONCTIONNALITE GENERALE
o Ces éléments pourront être consultés par l'ensemble des utilisateurs. Des droits différenciés seront applicables, Dev'up conservant une vision globale de l'ensemble des dépenses.
o Avoir une fonction import/ export de données
UTILISATEURS
Commanditaire :
- Dev'up Centre-Val de Loire pour le compte du consortium Loire Valley Data Hub
Équipe de réalisation
- Chef de projet : Coordinatrice Loire Valley Data Hub
- Membres de l'équipe (Dev'up) :
o Responsable du pôle Appui aux transitions et à l'Innovation
o Responsable Système d'Information
o Comptable
o Membres de l'équipe projet EDIH en particulier les responsables de workpackages (6 personnes)
- Utilisateurs finaux : personnels des membres du consortium impliqués dans le projet Loire Valley Data Hub. 7 partenaires - 3 à 4 utilisateurs par partenaires soit une trentaine d'utilisateurs
o DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE (DEV'UP)
o COSMETIC VALLEY ASSOCIATION (COSMETIC VALLEY)
o POLE DREAM EAU ET MILIEUX (DREAM),
o AGREENTECH VALLEY (AGREENTECH VALLEY),
o GIP RECIA (RECIA)
o CENTRE EUROPEEN DE FORMATION INFORMATIQUE ET MULTIMEDIA (CEFIM),
o TECHNOPOLE ORLEANS (TECHNOPOLE ORLEANS)
Durée du marché : Les outils doivent être disponibles pendant la durée du projet, pendant la période de reporting de ce dernier et les contenus doivent être accessibles pendant la phase de contrôle potentielle.
- Le projet a démarré le 1er octobre 2023 et se clôturera le 30 septembre 2026. Une extension de cette période de l'ordre de 6 mois est envisageable
- La période de reporting est estimée à 6 mois suivant la date de fin de projet
- La phase de contrôle par les financeurs est de 10 ans. Durant cette phase, aucune nouvelle entrée ne sera réalisée mais les données du projet doivent rester accessibles.
Modalités d'attribution : Les prestataires intéressés sont invités à soumettre une proposition comprenant :
- Un portfolio détaillant des projets similaires précédemment réalisés.
- Un devis détaillé incluant les coûts pour chaque lot
- Un échéancier de réalisation
Critères de sélection : La sélection du prestataire sera basée sur les critères suivants :
- Adéquation de la solution aux besoins 50 %
- Positionnement prix 40 %
- Disponibilité de l'équipe prestataire pour l'accompagnement à la conduite du changement de l'équipe projet 10 %
Date limite : Les propositions doivent être soumises avant le 4 avril 2024 à 16 h00. Les résultats seront annoncés dans le mois suivant.
Renseignements divers : Ce cahier des charges est destiné à assurer la sélection de prestataires qui répondront efficacement aux besoins spécifiques du projet. Toutes les propositions doivent être envoyées par mail à
[email protected] avant la date limite de soumission.
Date d'envoi de l'avis à l'organisme de publication : 14/03/2024