Recherche d'un prestataire pour l'aménagement d'un stand collectif région Centre-Val de Loire pour le salon du SIMI 2022

MARCHE PRIVE

Client : DEV'UP Centre Val de Loire

Avis N° : AO-2226-2741

  • 45 - DEV'UP CENTRE VAL DE LOIRE
  • Etudes, Maîtrise d'oeuvre, Contrôle
  • Appel d'offres ouvert
  • Mise en ligne :
  • Date limite de réponse :
  • Marché < (inf.) 90 000 euros

Source : MOL

Identification de l'organisme qui passe le marché : MME Jessica POULIN, DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE, 6 rue du Carbone, 45072 Orléans cedex 2


Objet du marché : Recherche d'un prestataire pour l'aménagement d'un stand collectif région Centre-Val de Loire pour le salon du SIMI 2022

Nombre et consistance des lots : 1. Contexte
1.1 Informations générales
Le salon de l'immobilier d'entreprise, SIMI, se tient au Palais des Congrès Paris Porte Maillot, les 6, 7 et 8 décembre 2022.
Ce salon rassemble les professionnels représentant l'intégralité de l'offre immobilière et foncière et l'ensemble des services associés à l'immobilier et l'entreprise. Il répond aux enjeux d'investissement dans l'immobilier comme aux problématiques particulières des entreprises.
Organisé par le Groupe Moniteur InfoPro Digital, le SIMI 2021 a réuni pendant trois jours
22 000 visiteurs professionnels et 379 exposants, et ce, malgré la pandémie.
DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE souhaite à nouveau organiser un pavillon collectif réunissant plusieurs partenaires de type collectivités et agences territoriales (communautés de communes, agglomérations, métropoles, agences de développement ...), l'objectif étant d'afficher une région forte en matière d'attractivité du territoire et de créer un réseau dynamique.
1.2 Objectifs généraux du stand
L'espace collectif Centre-Val de Loire est un pavillon collectif de 126 m² (cf. plan d'implantation en annexe au présent cahier des charges).
L'objectif majeur de ce pavillon est de permettre, par une communication homogène coordonnée par DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE, une mise en avant des partenaires du territoire et leurs offres immobilières et foncières (zones d'activités et programmes immobiliers notamment), tout en affichant leur appartenance à l'entité « Région Centre-Val de Loire».
Pour cela, le projet devra :
- Mettre en avant une identité visuelle régionale sur un point en hauteur aisément identifiable par les visiteurs ;
- Identifier et valoriser chaque exposant d'une manière très lisible pour les visiteurs et selon la participation financière forfaitaire de chacun (certains territoires bénéficiant d'une visibilité plus importante).
Les motivations des collectivités à exposer sur un stand collectif mis en place par DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE sont diverses, mais peuvent principalement être définies comme suit :
- Bénéficier d'un effet de « groupe » permettant par l'effet de masse une bonne identification territoriale afin d'attirer le visiteur ;
- Affirmer la présence des collectivités dans le cadre d'une dynamique régionale sur des salons professionnels ;
- Simplifier leur gestion de la manifestation : stand clé en main et personnalisable assurant un gain de temps et une économie d'échelle ;
- Échanger des idées entre opérateurs et trouver des synergies communes dans leurs démarches de développement économique ;
- observer l'offre concurrentielle (veille).
L'espace collectif Centre-Val de Loire devra présenter au public l'image d'une région moderne, innovante et attractive, favorisant à la fois le décloisonnement des espaces communs et l'identification de chaque partenaire institutionnel co-exposant.
Il privilégiera l'utilisation de mobiliers de qualité, fabriqués à partir de matériaux respectueux de l'environnement et, dans la mesure du possible, recyclables.
L'aménagement intérieur proposé devra à la fois être en mesure de respecter les fonctionnalités du cahier des charges mais devra également s'adapter facilement selon les besoins techniques des partenaires institutionnels co-exposants, très spécifiques sur ce salon.
Le présent cahier des charges décrit les fonctionnalités souhaitées pour le stand.
2. Surface d'exposition
L'espace collectif Centre-Val de Loire se situera au niveau 2, dans le Palais des Congrès, Porte Maillot, Paris, au stand E41-E43 (126 m² au total, incluant 3 poteaux).
Le prestataire devra tenir compte du plan d'implantation de l'organisateur et des souhaits d'organisation de l'espace collectif précisés ci-dessous et matérialisés sur le plan type ci-joint.
Le stand doit être à l'image des valeurs portées par la région Centre-Val de Loire (région moderne, innovante, dynamique, attractive). Son éclairage, son aménagement et sa signalétique devront être soignés.
Le stand sera totalement ouvert, permettant d'offrir une vision transversale de l'espace et une plus grande visibilité de la Région Centre-Val de Loire et des 2 Métropoles (Orléans et Tours).
Le standiste proposera un aménagement optimal de cet espace comprenant :
1/ Un espace d'accueil central de 18 m² visible comprenant respectivement :
- Un espace bar inspirant la convivialité et permettant aux exposants de se retrouver et d'inviter leurs clients. Celui-ci pouvant servir de lieu d'animation pour les territoires ;
- Un espace d'accueil tenu par DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE visible rapidement par le visiteur qui souhaite se renseigner et s'orienter. Prévoir un récapitulatif de tous les exposants présents sur le stand à cet endroit (espace d'affichage par exemple) ;
- Si possible un espace plus au calme pour les rendez-vous avec 1 table basse et 3 fauteuils.
2/ Un espace bien identifié de 30 m² pour la TOURS METROPOLE et de 24 m² pour ORLEANS METROPOLE.
3/ Un espace de 8 m² pour chaque territoire qui ont choisi une offre premium, offrant une meilleure visibilité et d'espace (ex comptoir d'accueil, espace d'affichage personnalisé...). Les territoires concernés par cette offre : AGGLOPOLYS/BLOIS ; CHATEAUROUX METROPOLE ; BOURGES PLUS ; AGGLO PAYS DE DREUX et CHARTRES METROPOLE, soit 40 m² au total. Il est attendu une proximité visible entre les espaces de l'agglomération de Dreux et de Chartres.
4/ Un espace de 3 m² pour le territoire qui a choisi une offre simple offrant un espace et une visibilité plus réduite (ex : simple enseigne, 1 mange-debout, 2 tabourets...). Le territoire concerné par cette offre est le TERRITOIRES VENDOMOIS.
5/ Une réserve de 11 m² comprenant un vestiaire.
Le Stand E41-E43 du Palais des Congrès comporte 2 poteaux qu'il conviendra d'intégrer dans l'aménagement en les intégrant dans la réserve par exemple.
Le 3e poteau de taille plus importante sera à recouvrir d'un tissu mural ou autre habillage pour recevoir des panneaux d'information.
Plan de masse du hall joint.
3. Objet de la consultation
La présente consultation a pour objet la réalisation de l'espace collectif Centre-Val de Loire au SIMI 2022.
Le concept de stand sera mis en place pour l'année citée. Il est également demandé de prévoir le coût de réutilisation de cet espace pour les 2 éditions suivantes.
L'agenceur répondant à la présente consultation s'engage à respecter le contenu du cahier des charges. DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE s'engage à fournir à l'agenceur toute information nécessaire au bon déroulement de l'opération.
3.1 Aménagement général du collectif
Le prestataire devra proposer un espace régional sur le stand sur lequel seront valorisées les offres immobilières et foncières (notamment zones d'activités) des partenaires institutionnels de la région.
Le prestataire devra assurer la conception, la fabrication et l'aménagement :
- En fonction des contraintes esthétiques exposées par la région Centre-Val de Loire : unité du stand (harmonie chromatique du mobilier, de la signalétique haute, des affichages...) et des contraintes fonctionnelles permettant à chaque territoire d'être visible en disposant d'un point d'entrée et d'accueil sur le stand ;
- A l'aide d'un habillage original, décloisonné au maximum pour donner le sentiment d'ouverture, avec la mise en place d'un lieu de convivialité et de discussion partagé pour les partenaires exposants et ceux qui viendront ponctuellement présenter leur offre (partenaires académiques, écoles, universités).
Il conviendra d'optimiser au maximum les conditions (notamment la hauteur) définies dans le règlement d'architecture spécifique au salon. Une attention particulière sera portée à la circulation sur les stands tout en préservant le maximum d'espace pour chaque emplacement.
3.2 Réserves collectives
Il est proposé de prévoir soit une grande réserve (pour les cartons de documentations, les effets personnels des exposants, les réfrigérateurs...), soit une réserve moyenne et un vestiaire.
Aménagement de base demandé pour cette réserve :
- Un accès partagé avec une porte d'accès fermant à digicode ;
- Le branchement électrique de l'îlot disposé de façon à ne pas entraîner de perte de place et à en faciliter l'accès (commandes des branchements effectuées par nos soins). Le cas échéant il conviendra d'équiper les installations d'un interrupteur pour l'éclairage (cas de branchement unique en courant permanent) ;
- Les réfrigérateurs : leur nombre sera défini ultérieurement ;
- Des étagères en structure pour le rangement des échantillons, documents et tout matériel des exposants;
- Des patères / penderies pour environ 40 personnes ;
- Des prises électriques nécessaires à l'alimentation électrique des frigos, machines à café, etc. plus 3 triplettes disponibles.
3.3 Signalétique
Une signalétique haute (la plus haute possible) devra être mise en place : le message devra être clair, visible de part et d'autre du hall d'exposition et mettre en avant la région Centre-Val de Loire.
L'objectif de la signalétique est, en attirant l'oeil du visiteur, de se démarquer des stands voisins et de marquer l'empreinte du territoire.
Le standiste s'appuiera sur la connaissance qu'il a du salon et du hall d'exposition (niveau 2) pour proposer un stand respectant toutes les contraintes techniques et normes de sécurité imposées par l'organisateur et favoriser la visibilité du stand depuis la sortie des escalators... En cas de méconnaissance du salon, il pourra prendre contact directement avec les organisateurs du salon pour obtenir toute l'information nécessaire.
Elle doit être conçue à deux niveaux :
- Une signalétique collective identifiant la Région Centre-Val de Loire en hauteur
- Une signalétique identifiant les collectivités
Toute la signalétique sera harmonisée sur l'ensemble des stands et bénéficiera d'un éclairage la renforçant.
Le prestataire réalisera l'impression et l'affichage des visuels selon les fichiers qui lui seront livrés. Celui-ci devra nous fournir au plus tôt le format et les délais à respecter pour la remise des fichiers.
3.4 Mobilier
Le mobilier pourra faire l'objet d'une recommandation du concepteur mais sera proposé en option, DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE se réservant la possibilité de le commander directement auprès d'une société de location de mobilier.
S'il n'est pas spécifique, l'ensemble du mobilier devra être homogène et en harmonie avec le concept de stand.
Les espaces « exposant » comporteront en général une dotation de base en mobilier incluant :
Espace premium : 1 comptoir avec rangement et 2 tabourets, 1 enseigne, 1 espace d'affichage, 1 corbeille, 1 présentoir à documentation
Espace simple : 1 mange-debout, 2 tabourets, 1 enseigne, 1 corbeille partagée
L'espace de rendez-vous Dev'up sera composé d'un ensemble de fauteuils et d'une table basse.
Une décoration florale soignée est souhaitée. Cette prestation sera chiffrée en option, Dev'up pouvant passer directement la commande de décoration florale.
3.5 Éclairage et alimentation électrique
L'ensemble du stand collectif devra être équipé de toutes les installations électriques nécessaires. Le standiste devra informer DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE de la puissance électrique à commander compte tenu de la proposition faite. De même que DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE transmettra au standiste les besoins en puissance électrique des co-exposants pour affiner la commande globale qui devra être passée.
L'alimentation électrique devra être assurée par le contractant sur la base des indications précises fournies par DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE. Le contractant devra fournir des équipements aux normes y compris les tableaux de répartition et interrupteurs pour l'alimentation et l'éclairage jour/nuit (avec disjoncteur). Les coffrets électriques seront implantés dans les réserves et les équipements devront être disposés de façon à ne pas entraîner de perte de place et à ne pas gêner l'accès. Seront fournies au minimum trois prises triplette pour la réserve et une prise triplette par stand individuel, ainsi que l'alimentation de tous les meubles comportant un éclairage.
DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE assurera la commande de branchement auprès des services techniques sur la base des indications de la puissance électrique définie par le concepteur de stands et d'un plan pour son emplacement, également fourni par ce dernier.
L'usage d'un plancher technique permettant de dissimuler tout câblage électrique au sol devra être proposé et chiffré. Les candidats devront en tenir compte dans leur offre en étant en conformité avec les normes d'accessibilité PMR.
L'éclairage de chaque zone est un point essentiel. Il devra :
- Mettre en valeur les offres des territoires exposant ;
- Créer en fond de stand un éclairage d'ambiance tout en mettant en valeur les panneaux accrochés ;
- Mettre en valeur la signalétique haute.
La signalétique haute et l'identification des exposants devront être mises en valeur par un éclairage très lumineux.
L'éclairage devra également apporter une luminosité importante au niveau des espaces de travail et mettre en valeur les présentations des offres de services. De préférence, on fera le choix d'un éclairage évitant de surchauffer l'atmosphère.
4. Sécurité, incendie et protection de la santé
L'agenceur doit appliquer la réglementation en vigueur concernant la sécurité et la protection de la santé lors des opérations de montage et de démontage.
Chaque intervenant aux chantiers de montage et de démontage sous la responsabilité de l'agenceur sélectionné devra remettre à DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE :
- La copie des polices d'assurance couvrant intégralement ses activités et interventions ;
- Les copies des certificats d'ignifugation pour les matériaux utilisés dans la construction du stand.
Chacun des intervenants devra respecter les règles établies en matière d'hygiène, de sécurité et de protection de la santé établies par l'organisateur du salon, et fournir tous les documents nécessaires aux autorités compétentes où se situe l'opération.
5. Contenu de la prestation de l'agenceur
La prestation de l'agenceur se définit comme suit :
- Concevoir le stand collectif en tenant compte des spécificités listées précédemment ;
- Communiquer à DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE les coordonnées de la personne en charge de la coordination du chantier et qui sera la seule interlocutrice pour les éventuels problèmes rencontrés lors du montage des stands ;
- Monter et démonter le stand dans les délais définis dans le paragraphe 7 ;
- Assister l'organisateur du stand collectif pour les commandes en électricité et eau ;
- Assurer la coordination avec les différents prestataires pouvant intervenir sur l'espace collectif ;
- Assurer une permanence technique la veille du salon lors de l'installation des exposants ainsi que le jour d'ouverture du salon et être joignable pendant la durée du salon ;
- Assurer la remise en état du stand la veille du salon et vérifier que tous les éléments constituant le stand collectif (mobilier si fourni par l'agenceur, cloisons, moquette ou plancher, signalétique ...) soient propres et non détériorés ;
- Assurer le démontage des stands dans les délais impartis par l'organisateur du salon avec établissement des certificats attestant la remise en état (enlèvement et tri des déchets) de la surface louée.
Modalités d'attribution : 6. Contenu de la proposition
Il sera fourni un devis détaillé poste par poste permettant une bonne compréhension des éléments compris et non compris dans le projet proposé.
Dans le budget de base, doivent être inclus :
- Le transport, le montage et le démontage du stand ; l'assistance d'un représentant de l'agenceur du stand est nécessaire durant la période de montage et de démontage et le jour de l'ouverture du salon ; un service d'intervention technique devra être joignable pendant toute la durée de la manifestation ;
- La pose et dépose d'une protection au sol ;
- L'éclairage avec protection réglementaire, l'alimentation électrique et les interrupteurs, en conformité avec le règlement du salon ;
- Le nettoyage du stand avant l'ouverture du salon ;
- La gestion du Plan Général de Coordination en matière de sécurité et de protection de la santé ;
- L'évacuation des déchets liés au montage du stand et au démontage du stand.
L'agenceur doit concevoir un projet original et soumettre une proposition d'agencement matérialisé par une présentation 3D.
Si le projet comporte des élingues, il devra être clairement explicité la nécessité de cette prestation et les coûts engendrés pour la réalisation du concept proposé.
7. Conditions
Les propositions doivent être adressées IMPERATIVEMENT PAR COURRIER ET PAR MAIL à DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE, et devront comporter :
- Une proposition d'agencement matérialisé par une maquette 3D ;
- Un devis détaillé des prestations incluses dans le prix au m², réparties au prorata des surfaces ;
- Les options et notamment la réutilisation du stand pour les 2 années suivantes.
Si votre projet est sélectionné, une présentation du projet pourrait être organisée début septembre à Orléans dans les locaux de DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE.
DELAI DE LIVRAISON + Permanence
Les stands devront être livrés à 12 heures le jour J - 1, soit le 05/12/2022 (J étant le jour d'ouverture du salon). L'arrivée des exposants est prévue dans la journée J - 1 (le 05/12/2022).
L'entreprise contractante (agenceur retenu) devra assurer une permanence sur place jusqu'au premier jour d'ouverture inclus afin de procéder aux éventuelles modifications de " dernières minutes ", soit le 06/12/2022.
Pénalités de retard :
La réalisation intégrale des prestations commandées est demandée pour J-1 à 12 heures. Tout retard communiqué au siège de l'agenceur par fax fera l'objet des pénalités suivantes :
- Stands non livrés le jour J-1 à midi : - 10 % de l'ensemble du marché ;
- Stands non livrés le jour J-1 à 18 heures: - 20 % de l'ensemble du marché ;
- Stands non terminés le jour J à 8 heures : - 50 % du marché et le contractant s'engage à assumer l'ensemble du préjudice subi, par DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE et par ses exposants indirects.
Critères de sélection : 8. Critères de sélection des offres
Les critères permettant de juger l'offre la plus économiquement avantageuse sont les suivants :
- Le critère esthétique et l'attractivité du concept proposé, pondéré à 40%
- Le prix des prestations (en euros HT/m², pondéré à 30%)
- La qualité technique, appréciée selon le degré de précision et de pertinence du mémoire technique, pondéré à 30%
Date limite : DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES DOSSIERS PAR DEV'UP Centre-Val de Loire
25 juillet 2022
Passé ce délai, les réponses ne seront pas prises en compte pour la sélection.
Renseignements divers : Pour tout renseignement complémentaire, merci de contacter :
Jessica POULIN au 06 45 13 66 27 / [email protected]
Sabrina BOUILLAULT au 06 31 84 21 78 / [email protected]
Date d'envoi de l'avis à l'organisme de publication : 22/06/2022

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