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Prestations de services de traiteur pour différents évènements liés à l'organisation du Festival Séries Mania 2021 et le Séries Mania Forum 2021

MARCHE PRIVE

Client : Ass. Festival International des Séries de Lille

Avis N° : AO-2125-1262

  • 59 - Lille
  • Services
  • Procédure adaptée
  • Mise en ligne :
  • Date limite de réponse :
  • Marché > (sup.) 90 000 euros

Source : MOL

SERIES_MANIA.GIF
Identification de l'organisme qui passe le marché : M Isabelle MAHIEU, ASS. FESTIVAL INTERNATIONAL DES SERIES, 17 PLACE PIERRE MENDES FRANCE, 59800 Lille


Objet du marché : L'accord-cadre a pour objet des prestations de services de traiteur pour différents évènements liés à l'organisation du Festival Séries Mania 2021 et le Séries Mania Forum 2021.

Durée du marché : Le présent accord-cadre est conclu, à compter de sa notification, pour une durée de 5 mois, correspondant à l'organisation et au déroulement de la quatrième édition du Festival et du Forum.
Il est reconductible une fois, par décision expresse de l'Acheteur, pour une durée d'un an, correspondant à l'organisation de l'édition suivante du Festival et du Forum. La décision de reconduire l'accord-cadre sera notifiée au Titulaire du lot concerné, le cas échéant, au plus tard 15 jours avant la fin de l'accord-cadre.
Nombre et consistance des lots : Afin d'assurer le bon déroulement de l'événement, six types de prestations devront être organisées :
4.1. LOT 1 : SOIREE D'OUVERTURE | 26 août 2021
La soirée d'ouverture qui aura lieu le 26 août au soir aura lieu en deux temps dans deux lieux différents :
- Entre 18h45 et 20h, une cinquantaine de talents seront regroupés dans un lieu à préciser dans le centre-ville de Lille pour un apéritif léger avant d'être véhiculés, un par un jusqu'au tapis rouge de la cérémonie d'ouverture.
- Entre 20h30 et 1h du matin, 450 invités du festival sont conviés au cocktail d'ouverture du festival organisé dans un lieu du centre-ville de Lille.
En ce qui concerne ces deux évènements, le candidat tiendra compte du caractère prestigieux de circonstance ; les modalités demandées à ce titre sont les suivantes :
- en ce qui concerne l'apéritif léger : service plateau et pièces légères (de type 1 classique) ; les talents présents étant apprêtés pour le tapis rouge, les pièces devront être faciles à manger et ne pas risquer de tâcher les robes de soirées.
- en ce qui concerne le cocktail d'ouverture : buffets et service plateau (de type 2 prestige) ; eu égard à la présence de tous les talents invités à l'apéritif léger avant le tapis rouge et de tous les grands partenaires et VIPs du festival, l'évènement devra sortir de l'ordinaire et marquer les esprits. Le Titulaire devra donc faire preuve de créativité et d'excellence.
Les prix de l'Annexe financière devront comprendre le matériel, le personnel, la livraison et la reprise, sachant que le deuxième espace - cocktail d'ouverture - se tiendra dans un lieu en extérieur situé en centre-ville. Du mobilier d'extérieur est ainsi à prévoir pour ce deuxième espace.
L'Acheteur fournira le champagne et la bière en bouteille au Titulaire pour ces deux lieux, la proposition doit donc en tenir compte.
A titre indicatif, l'édition précédente prévoyait environ 50 invités pour la première partie de la soirée et 400 invités pour la réception du soir.
4.2 LOT 2 : SERIES MANIA FORUM | COCKTAIL DE BIENVENUE
Le Forum, volet professionnel du festival, accueille ses participants autour d'un premier cocktail, le cocktail de bienvenue.
Ce premier évènement du volet professionnel du festival aura lieu le 29 août 2021 entre 18h30 et 20h, dans un lieu à préciser dans le centre-ville de Lille.
Le Titulaire tient compte du public de professionnels internationaux présents ; les modalités demandées au titre de cet évènement sont les suivantes :
- cocktail debout avec buffets et service plateau, composé de pièces froides, différents vins, des softs et d'une dégustation de spécialités locales
- l'Acheteur ne proposera pas de Champagne pour cet événement ;
Les prix de l'Annexe financière devront comprendre une proposition de mets et boissons, le matériel, le personnel, la livraison et la reprise.
A titre indicatif, l'édition précédente prévoyait environ 300 invités.
4.3. LOT 3 : SERIES MANIA FORUM | COCKTAIL DE REMISE DES PRIX
Un cocktail de remise des prix aura lieu le 30 août 2021 entre 18h30 et 20h dans un lieu à préciser dans le centre-ville de Lille.
Le Titulaire tient compte du caractère cérémonial de circonstance ; les modalités demandées au titre de cet évènement sont les suivantes :
- cocktail debout avec buffets et service plateau, composé de pièces froides et chaudes (salées et sucrées), de boissons (eau, softs, vin) ;
- l'Acheteur fournira le Champagne au Titulaire, en accompagnement du vin.
Les prix de l'Annexe financière devront comprendre une proposition de mets et boissons, le matériel, le personnel, la livraison et la reprise.
4.4. LOT 4 : DÎNER DE PRESTIGE EN L'HONNEUR DU JURY INTERNATIONAL DE LA COMPETITION OFFICIELLE
Le Festival souhaite organiser un dîner de prestige en l'honneur du ou de la Président(e) du Jury officiel en conviant environ 22 invités autour d'une table à la Villa Cavrois, un soir pendant le festival.
Le Titulaire s'engage à respecter les contraintes liées au lieu d'accueil du dîner, la Villa Cavrois, monument historique (notamment protection des sols, etc...) ; les modalités demandées au titre de cet évènement sont les suivantes :
- dîner composé d'un apéritif en accompagnement du champagne fourni par l'Acheteur, de 3 plats gastronomiques, d'un ou plusieurs desserts, de boissons (vins, café, softs)
- fourniture du service
- fourniture du mobilier (tables / chaises / desserte éventuelle) et de la vaisselle
L'Acheteur fournira le champagne et la bière en bouteille au Titulaire pour ce dîner, la proposition doit donc en tenir compte.
Les prix de l'Annexe financière devront comprendre une proposition de plats, dessert(s) et boissons, le matériel (en ce compris le mobilier), le personnel, la livraison et la reprise.
A titre indicatif, l'édition précédente prévoyait un dîner de 22 invités.
4.5. LOT 5 : AUTRES PRESTATIONS CATERING TRAITEURS NON ENCORE QUANTIFIEES
Le Festival souhaite attribuer un lot de plusieurs cocktails ou prestations de catering à un prestataire unique.
Le Titulaire s'engage à une souplesse et une réactivité certaine.
Il doit être en capacité de répondre aux besoins de l'Acheteur quelles que soient les quantités demandées.
L'Acheteur fournira le champagne et la bière en bouteille au Titulaire pour les cocktails apéritifs et dinatoires, les déjeuners buffet ou gastronomique, la proposition doit donc en tenir compte.
A titre d'exemple, les prestations pourraient regrouper des demandes telles que :
- Une pause-café + catering léger (consommation individuelle, pas de plats partagées) du 27 août au 2 septembre juin entre 10h et 20h au rez-de-chaussée et au premier étage de la Chambre de Commerce et d'industrie de Lille, , pour les journalistes et les équipes de séries. . Nous imaginons un passage d'environ 50 personnes sur la journée.
- Un cocktail pour nos partenaires et nos invités avant la soirée d'ouverture du Festival, le 26 août, dans la salle Valladolid du Nouveau Siècle pour environ 60 personnes, entre 19h00 et 20h00, environ 4 pièces salées froides par personne, avec du vin et du soft.
- Un cocktail pour nos partenaires et nos invités avant la soirée de clôture du Festival, le 2 septembre, dans la salle Valladolid du Nouveau Siècle pour environ 60 personnes, entre 19h00 et 20h00 environ 4 pièces salées froides par personnes, avec vin et softs.
- Un cocktail dinatoire pour les lauréats et l'équipe, pendant la soirée de clôture le 2 septembre entre 20h30 et 22h30, dans la salle Valladolid du Nouveau Siècle, pour environ 40 personnes - environ 3 pièces par personne salées chaudes et froides et 2 pièces sucrées + vins + softs.
- Un cocktail dinatoire pour nos partenaires , pendant le festival, dans la salle Valladolid du Nouveau Siècle pour environ 100 personnes. L'Acheteur fournira le Champagne au Titulaire pour ce cocktail, la proposition doit donc en tenir compte
- Un cocktail dinatoire pour notre partenaire dans un lieu du centre-ville à définir, pour 200 personnes.
- Des plateaux repas/lunch box pour des participants à nos workshops avec livraison au Bazaar St So - dates et nombre à définir.
A titre indicatif, l'édition précédente prévoyait environs 4 jours pour un minimum d'une cinquantaine de personnes.
- Une prestation de déjeuners gastronomiques pour nos Jurés qui déjeuneront sur place (salon situé au 1er étage de la Chambre de commerce et d'industrie de Lille) entre deux projections privées. Nous imaginons un déjeuner pour 12 personnes pendant la semaine, servi en plateaux repas.
- Une prestation de buffet gastronomique pour nos Jurés qui déjeuneront sur place (salon situé au 1er étage de la Chambre de commerce et d'industrie de Lille) entre deux projections privées. Nous imaginons 1 déjeuner pour 12 personnes pendant la semaine, servi en buffet.
Les prix de l'Annexe financière devront comprendre le matériel, le personnel, les boissons soft et alcool pour les déjeuners et cocktails, la livraison et la reprise sachant que les espaces sont non meublés.
4.6. LOT 6 : SERIES MANIA FORUM | DINER EN L'HONNEUR DES DIALOGUES DE LILLE
Le Forum, volet professionnel du festival, souhaite organiser un dîner à la suite de la journée consacrée aux Dialogues de Lille le 31 août 2021 en conviant environ 80 invités dans un lieu à définir dans la Métropole Européenne de Lille : le Dîner en l'honneur des Dialogues de Lille.
Le Titulaire tient compte du caractère institutionnel de circonstance ; les modalités demandées au titre de cet évènement sont les suivantes :
- dîner composé d'un apéritif en accompagnement du champagne fourni par l'Acheteur, de 3 plats, de boissons (vins, café, softs)
- fourniture du service
- fourniture du mobilier (tables / chaises / desserte éventuelle ; selon le lieu d'accueil à définir, l'espace ne sera pas meublé) et de la vaisselle
Les prix de l'Annexe financière devront comprendre une proposition de plats, dessert(s) et boissons, le matériel (en ce compris le mobilier), le personnel, la livraison et la reprise.
L'Acheteur fournira le Champagne au Titulaire pour ce dîner, la proposition doit donc en tenir compte.
Procédure de passation : Le présent contrat est un accord-cadre mono-attributaire à bons de commande passé selon une procédure adaptée en application de l'article R. 2123-1,1° du Code de la commande publique.

Il s'agit d'un accord-cadre sans minimum en quantité et en valeur et avec un montant maximum de :
- 40 000 euros H.T. concernant le lot 1
- 7000 H.T. concernant le lot 2
- 12 500 H.T concernant le lot 3
- 5500 euros H.T. concernant le lot 4
- 19 000 euros H.T. concernant le lot 5
- 7 900 euros H.T. concernant le lot 6
Modalités d'attribution : L'accord-cadre comporte 6 lots.
Les candidats peuvent présenter une offre pour chacun des lots.
Les six lots peuvent être attribués à un même candidat.
Si un prestataire vise l'obtention des six lots, il doit s'assurer qu'il a la capacité de pourvoir aux besoins matériels, techniques et humains des six lots cumulés.
Critères de sélection : La valeur technique, la qualité des prestations et l'offre de prix seront jugées au regard de la pertinence et de la clarté des informations contenues dans l'offre technique et financière fournie par le candidat.
Pour chaque lot, les offres des candidats seront appréciées sur la base des critères pondérés ci-dessous.
Critères // Pondération
Les prix renseignés sur la grille tarifaire : 30 %
Appréciation du caractère culinaire et du respect éthique et sanitaire : 25 %
L'expérience de l'entreprise dans des événements significatifs : 20 %
Organisation des moyens humains et matériels : 25%
Les offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées au sens du Code de la commande publique seront écartées.
En cas d'offre anormalement basse, l'Acheteur exigera des précisions et justifications quant au montant de l'offre concernée. Si après vérification des justifications fournies, l'offre apparait toujours anormalement basse, elle sera rejetée par décision motivée de l'Acheteur.
Date limite : - Réception des propositions : le vendredi 02 juillet 2021 à 12h00

- Audition (si souhaitée par l'Acheteur) : mardi 06 juillet et mardi 13 juillet 2021
- Attribution : le mardi 20 juillet 2021
Renseignements divers : https://seriesmania.com/
Personne à contacter au sujet du DCE :
[email protected]
Adresse Internet du profil acheteur : https://publication.marchesonline.com/publication/extern/apcConsultationAcces.do?idConsultation=MzQ2NDY2OQ%3D%3D
Date d'envoi de l'avis à l'organisme de publication : Lundi 07 juin 2021

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