Aménagement d'un stand collectif région Centre-Val de Loire pour le salon Viva Technologie 2025

Durée du marché : La réponse à cet appel d'offres intégrera la conception, la réalisation, l'aménagement et le suivi l'assistance de la construction du stand collectif REGION CENTRE-VAL DE LOIRE ainsi qu'une assistance permanente sur place durant la totalité de la durée du salon.
Nombre et consistance des lots : Dimension du stand :
Le stand retenu par DEV'UP est le n°D37. Sa superficie est de 147 m². Largeur : 10.5 mètres
Longueur : 14 mètres Le stand est mitoyen sur 2 côtés
Pour plus de détail veuillez consulter les annexes :
- Plan métré du stand
- Emplacement du stand sur le salon (carré rouge)
Conception générale et prestation d'agencement attendue :
L'architecture du stand doit être conçue pour attirer l'oeil du visiteur, être accueillante, moderne, confortable et opérationnelle pour les exposants. L'agencement devra être modulable et évolutif pour permettre une nouvelle configuration lors de la journée du samedi dédiée au grand public.
Compte tenu des coûts élevés des systèmes de suspension dans les différents salons et parcs d'exposition, une proposition de projet n'utilisant pas ou peu d'élingues sera appréciée.
Lors de la participation au dernier salon Viva Technology en 2024, le design ainsi que l'agencement du stand régional ont été particulièrement salués par de nombreux exposants et visiteurs.
Pour son agencement en 2025, le stand sera composé des zones suivantes :
1. Zone « start-ups corners »
Du mercredi 11 juin au vendredi 13 juin : journée Business. Un espace pouvant accueillir 21 exposants.
Chaque exposant disposera d'un « plot » ou « corner » avec une signalétique personnalisée (logo et texte court de présentation), un box / tiroir de rangement sécurisé, un ou deux tabourets ou équivalents et une alimentation électrique.
L'agenceur répondant au présent appel d'offres assurera la mise en oeuvre de ces signalétiques personnalisées : collecte des logos, création graphique, impression et installation sur les corners.
Les éléments personnalisés devront être « facilement » amovibles pour assurer la rotation des exposants.
Le samedi 14 juin : journée grand public. Un espace pouvant accueillir une dizaine d'exposants + des espaces pour des démonstrations. Le prestataire devra impérativement prévoir du personnel le vendredi 13 juin au soir pour procéder au changement de configuration du stand.
D'une façon générale, les « corners » devront permettre une mise en valeur des exposants et une intégration parfaite avec les autres zones du stand.
Les plots par 3 exposants utilisés depuis plusieurs éditions ne sont pas adaptés à la surface du stand.
durant l'édition 2023, certains exposants se sont retrouvés à l'étroit, occultés et peu visibles depuis les allées.
2. Zone « conférences et pitchs des start'ups » : modulable et évolutive
Un espace permettant d'organiser des conférences ainsi que des sessions de pitchs de start-ups. Cet espace devra être équipé :
- d'un grand écran de projection permettant la connexion à un pc via HDMI ou sans fil
- d'une sonorisation (micros, haut-parleurs...) suffisamment audible en condition réelle durant le salon
- d'un agencement permettant une isolation sonore, dans la mesure du possible
- une estrade ou équivalent pouvant accueillir jusqu'à 10 intervenants et conférenciers
- des assises pour une quinzaine voire une vingtaine de personnes dans le public
3. Zone « Accueil et conseil » :
Il s'agit d'un espace permettant d'accueillir, conseiller et orienter les visiteurs vers les interlocuteurs adéquats. C'est aussi un lieu de présentation et de promotion de l'écosystème numérique et technologique régional. Divers supports de communications (documents, vidéos, borne) seront déployés sur cette zone.
L'agenceur devra proposer un ensemble de mobiliers adaptés à ces usages.
D'une façon générale, cet espace devra être ouvert, accueillant, moderne, et opérationnel pour ses occupants. De préférence, la borne sera amovible, pouvant ainsi être déplacée selon l'affluence des visiteurs sur le stand.
Pour 2025, il est souhaité que la borne accueil puisse également servir de support et inclue des porte-documents. L'agencement devra permettre une disposition claire et rangée des documents (placards, tiroirs ou autre rangements inclus dans la borne d'accueil.
4. Zone « Promotion de l'écosystème » :
Il s'agit d'un espace d'affichage dédié à la promotion de l'écosystème (incubateurs, accélérateurs, carte régionale etc.) En 2024, il a été placé vers la zone du bar et collé sur le mur de la réserve mais cela n'a pas été satisfaisant et n'a pas répondu convenablement à cet objectif. L'agenceur sélectionné devra proposer un affichage dédié.
5. Zone « Bar - Café »
Dans les salons en général, le Bar est souvent l'espace le plus fréquenté du stand. A l'instar du stand de 2024, il est souhaité un espace bar minimaliste accueillant et fonctionnel.
Durant les 4 jours du salon, le bar permettra de servir essentiellement des boissons chaudes (café, thé), de l'eau, des jus et quelques produits régionaux pour la promotion du territoire.
Le bar servira également d'espace cocktail durant l'inauguration du stand (le 11/06 après-midi) ainsi que durant les Afterworks (1 à 2 maximum. Modalités d'organisation en cours de définition)
L'agenceur devra proposer les équipements requis pour cet usage :
- 2 machines à café parfaitement fonctionnelles
- 10 bombonnes d'eau (à ajuster en fonction des besoins journaliers)
- 1 réfrigérateur
- 2 poubelles
6. Zone « réserve »
La réserve devra être raisonnablement spacieuse et fonctionnelle et comprendra :
- les éléments techniques (compteur électrique, réfrigérateur, connectique écran géant, sonorisation...) qui devront être disposés de façon à ne pas entraîner de perte de place et à ne pas gêner l'accès,
- des étagères pour le rangement des documents et tout le matériel des exposants et partenaires (4 niveaux d'étagères minimum). Ces étagères devront être fixées à la structure de manière à éviter les chutes,
- des patères.
Les cloisons des réserves seront de préférence en paroi pleine. La réserve devra fermer à clé (il sera alors demandé à l'agenceur plusieurs clés) ou de préférence par un système de fermeture par digicode avec porte aimantée dont les codes seront remis à DEV'UP Centre-Val de Loire à la livraison du stand. Importance de l'aimant car une fermeture à digicode où l'on doit systématiquement faire le code pour que la porte se tienne fermée est généralement mal vécu par les exposants dans la durée.
Mobilier et revêtement de sol :
Le mobilier pourra faire l'objet d'une recommandation du concepteur mais sera proposé en option, DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE se réservant la possibilité de le commander directement auprès d'une société de location de mobilier. L'ensemble du mobilier devra être homogène et en harmonie avec le concept de stand.
Le stand sera doté d'un revêtement de sol d'une qualité adaptée à la durée de la manifestation (4 jours) et d'une couleur tranchant avec la couleur du revêtement des allées.
En fonction du règlement du salon, des accès aux stands pour les personnes à mobilité réduite seront installées sans supplément de coût.
Signalétique, éclairage et alimentation électrique :
L'agenceur devra proposer une signalétique haute du stand content le logo et le nom de la Région Centre-Val de Loire en cohérence avec le design général du stand et dans le respect de la charte graphique de la Région Centre-Val de Loire.
Exemple de 2024 : TAKE CARE OF THE PLANET
IMPORTANT : La signalétique haute du stand devra être suffisamment haute et large pour être vue de tous les côtés des allées, et elle devra être mise en valeur par un éclairage très lumineux. En 2024, l'enseigne n'était visible que sur 2 côtés, ne permettant pas une pleine visibilité 360°.
Option : Il sera également étudié avec les partenaires et financeurs la possibilité d'y inscrire aussi une accroche autour de la thématique du stand qui sera identifiée prochainement.
L'éclairage devra également apporter une luminosité importante au niveau des zones. Le choix se portera de préférence, sur un éclairage évitant de surchauffer l'atmosphère. Concernant l'alimentation électrique, les éléments suivants devront être fournis :
- en réserve : une prise triplette
- sur les corners startups : une prise électrique par exposant et l'alimentation de tous les meubles comportant un éclairage.
- des prises amovibles dans la zone « corners startups » pour les produits de démonstration nécessitant une alimentation électrique.
L'agenceur assurera les commandes auprès des services compétents de l'organisateur salon sur la base des indications de puissance conseillées par ses soins et validées par DEV'UP Centre-Val de Loire.
Modalités d'attribution : La prestation de l'agenceur se définit comme suit :
- Concevoir le stand collectif en tenant compte des spécificités listées précédemment avec fourniture de plans côtés,
- Communiquer à DEV'UP Centre-Val de Loire les coordonnées de la personne en charge de la coordination du chantier et qui sera le seul interlocuteur pour tous les problèmes rencontrés lors du montage du stand,
- Monter et démonter le stand dans les délais et les conditions définis par l'organisateur du salon et DEV'UP Centre-Val de Loire,
- Assurer la logistique et le transport du matériel nécessaire (borne tactile, supports de promotion...) depuis le siège de DEV'UP Centre-Val de Loire vers le salon et inversement à sa fermeture.
- Assurer la commande en électricité auprès de l'organisateur ainsi que de toute autre prestation requise pour la mise en oeuvre du stand,
- Assurer la coordination avec les différents prestataires pouvant intervenir sur le stand collectif,
- Assurer une permanence technique la veille du salon, lors de l'installation des exposants ainsi que pendant toute la durée salon
- Assurer la remise en état du stand la veille du salon et vérifier que tous les éléments constituant le stand collectif (mobilier si fourni par l'agenceur, cloisons, moquette ou plancher, signalétique ...) soient propres et non détériorés
- Assurer le démontage des stands dans les délais impartis par l'organisateur du salon avec établissement des certificats attestant la remise en état (enlèvement et tri des déchets) de la surface louée.

Si votre projet est sélectionné :
Présentation du projet retenu (en visio)
Date à définir ultérieurement
Renseignements divers : DEV'UP CENTRE-VAL DE LOIRE
6 rue du carbone
45072 ORLEANS CEDEX 2
Hassoun MOKHTAR / Téléphone: 02 38 88 87 91
E-mail : [email protected]
Melody MAUDELONDE / Téléphone: 02 38 88 87 91
Email: [email protected]
Date d'envoi de l'avis à l'organisme de publication : 10/01/2025